Center of Excellence – Erfolgreiche Handhabung der Power Plattform 

Inhaltsverzeichnis

1. Microsoft Power Plattform - auf einen Blick  
2. Was bedeutet Citizen Development?  
3. Was ist der nächste Schritt?  
4. Center of Excellence - Eine langfristige Lösung 
5. Zusammenfassung

Viele Unternehmen haben Schwierigkeiten zu verstehen, was die Microsoft Power Plattform ist und wie sie ihre Probleme lösen kann. Zu Beginn ist eine der Stärken zu erwähnen: IT-Laien können ihre eigenen IT-Lösungen entwickeln. Ein solcher Ansatz wird als Citizen Development bezeichnet. Es ist eine großartige Plattform, um die Effizienz und Innovation in der Organisation zu steigern, da der Engpass, den ein traditionelles IT-Team für viele Unternehmen haben kann, umgangen werden kann.

Ein gängiges Muster ist, dass Power Apps mit einer O365-Lizenz kommt, sodass Benutzer bereits Zugriff auf mindestens grundlegende Funktionen haben. Dies bedeutet, dass sie mit der Erstellung von Apps beginnen können, ohne dass IT-Kontrolle und Governance vorhanden sind. Ein unkontrollierter Ansatz zum Citizen Development kann jedoch sehr schnell zu einer sogenannten „Shadow-IT“ führen - einer nicht verwalteten Software, von der das Unternehmen abhängig wird. Die IT-Abteilungen müssen sich damit befassen, ob es ihnen passt oder nicht, und entscheiden, wie diese Tools in der Organisation eingesetzt werden sollen. Sie müssen auch eine ordnungsgemäße Governance für diese Art von Entwicklung implementieren.

Microsoft Power Plattform - auf einen Blick  

The Power Platform ist eine Low-Code Anwendungs-Plattform, welche MicrosoftO365-, Azure-, Dynamics365- und eigenständige Anwendungen umfasst. Es ist ein weit verbreitetes Missverständnis, dass Microsoft Power Plattform = Microsoft Power Apps ist und es nur darum geht, Canvas-Apps zu erstellen. Es hat tatsächlich viel mehr zu bieten:

• Power Automate für die Prozessautomatisierung,

• Power BI für Datenvisualisierung und Geschäftsanalyse,

• Power Virtual Agents für die Erstellung von Bots,

• Und das Herzstück: Common Data Service als Speicher und Data Connector, die alles zusammenhalten.

Es ist nicht erforderlich, alle Komponenten zu verwenden, aber das allgemeine Setup besteht normalerweise aus mindestens drei Komponenten: Power Apps, Power Automate und Common Data Service.

Source: https://docs.microsoft.com/en-us/powerapps/maker/common-data-service/data-platform-intro   

 

Gartner hat Microsoft mit seiner Power Plattform als führendes Unternehmen für Low-Code-Anwendungsplattformen für Unternehmen unter etablierten Produkten wie Mendix, OutSystems oder Salesforce identifiziert. Microsoft hat seit seiner Veröffentlichung (2016) viel in die Plattformen investiert. Viele neue Funktionen wurden eingeführt: die Möglichkeit, Low-Code-KI-Funktionen mit KI Builder oder Low-Code-Chatbots, Power Virtual Agents, zu verwenden, um nur einige zu nennen. Das Besondere an der Power Plattform ist, dass das Kernprodukt Power Apps eine der einfachsten Schnittstellen für die Erstellung von Anwendungen bietet, die per Drag & Drop mit einer Excel-ähnlichen Ausdruckssprache erstellt wurden. Dies machte Power Plattform besonders stark in Szenarien der Citizen Entwicklung. Onboarding-Apps für Mitarbeiter, Kostenanfragen und IT-Geräteverfolgungstools können innerhalb von Stunden erstellt werden. Diese einfachen und persönlichen Produktivitäts-Apps verbessern die Effizienz auf Teamebene, kann aber auch einen Unterschied für das gesamte Unternehmen bewirken, wenn dieser Ansatz global angewendet wird.

Source: https://www.gartner.com/doc/reprints?id=1-247RKSIN&ct=200922&st=sb  

Was bedeutet Citizen Development?  

Laut Gartner ist ein „Citizen Developer“ ein Benutzer, der mithilfe von Entwicklungs- und Laufzeitumgebungen, die von der Unternehmens-IT genehmigt wurden, neue Geschäftsanwendungen für andere erstellt. “ Wir hatten bereits lange Zeit damit begonnen, Low-Code-Plattformen einzuführen – Citizen Entwicklungen in den Bereichen HR, Buchhaltung & Finanzen und Marketing erstellten enorme Excel-basierte Anwendungen, und niemand wusste, wie sie tatsächlich funktionierten. Access-Datenbanken, die später in SharePoint als Access-App veröffentlicht wurden, waren Vorfahren der heutigen Power Apps. SharePoint und InfoPath bildeten, wenn sie zusammen verwendet wurden, eine Low-Code-Plattform, obwohl dies nicht als solche bezeichnet wurde.

Alle oben genannten Beispiele haben eines gemeinsam: Sie waren lediglich Tools, die von der IT-Abteilung bereitgestellt wurden, um Unternehmen effizienter zu machen. Niemand hat jedoch vorausgesehen, dass sie zum Erstellen von „Apps“ verwendet werden, die irgendwann von ganzen Teams oder sogar Abteilungen verwendet werden. Excel-Dateien, die irgendwo in SharePoint gespeichert sind, SharePoint-Websitesammlungen mit komplexen Info-Paths, die mit allen Mitarbeitern des Unternehmens geteilt werden, Zugriff auf Datenbanken auf freigegebenen Laufwerken, auf die Hunderte von Benutzern zugreifen. Diese Art von Aktivität wurde als „Shadow IT“ bezeichnet, ein ernstes Problem für jede IT-Abteilung. Wie können Compliance-Richtlinien für diese Apps durchgesetzt werden? Wie stellen Sie sicher, dass sie sicher genug sind? Können wir Datenlecks verhindern? IT-Abteilungen sind täglich mit solchen Problemen konfrontiert und unterscheiden sich im Kontext der Power Plattform nicht. Was die Power Plattform auszeichnet, ist die Tatsache, dass sie in einer Kontrollumgebung entwickelt wurde, in der die IT ihre eigenen Spielregeln implementieren kann, was mit Excel, Access, SharePoint usw. nicht erreicht werden konnte.

Was ist der nächste Schritt?  

Wir wissen also bereits, dass Unternehmen Apps mithilfe der Power Plattform erstellen. Was können wir jedoch tun, um mehr Kontrolle und Wissen darüber zu haben, was erstellt wird? Hier sind die grundlegenden Schritte, die als Ausgangspunkt empfohlen werden:

• Konfigurieren Sie die Plattform so, dass Datenlecks (Richtlinien zur Verhinderung von Datenverlust) vermieden werden. Ohne sie können Benutzer nach beliebigen Daten Konnektoren greifen, auch nach solchen, die möglicherweise sensible Daten offenlegen könnten.
• Setzen Sie eine grundlegende Umgebungsstrategie ein - verwenden wir eine Standardumgebung? Oder sollte in spezifischere Anwendungsfälle aufgeteilt werden? Vielleicht gibt es Abteilungsumgebungen, die zur Bereitstellung einer bestimmten Kategorie von Apps verwendet werden? In jedem Fall sollte eine grundlegende Strategie vorhanden sein.
• Stellen Sie die Kernkomponenten des von Microsoft entwickelten Center of Excellence Starter Toolkits bereit. Sie stellen Administratoren Tools zur Verfügung, mit denen sie erkennen können, welche Apps vorhanden sind und wer sie erstellt. Dies ist besonders wichtig, wenn mehr als eine Umgebung konfiguriert ist.

Center of Excellence Starter Kit ist ein Tool, mit dem IT-Administratoren viel besser sehen können, was auf der Power Plattform erstellt wird, wer Anwendungen entwickelt, wie oft sie verwendet werden und vieles mehr. Es kann um zusätzliche Komponenten erweitert werden, die Compliance-Prozesse automatisieren und die Pflege der Power Plattform Community unterstützen.

Center of Excellence - Eine langfristige Lösung 

Während das Center of Excellence Starter Toolkit nur eine Reihe von Tools ist, hat der eigentliche Begriff „Center of Excellence“ (CoE) eine viel breitere Definition. Laut Stephen Jenner und Craig Kilford bedeutet es „Koordinierungsfunktionen, die sicherstellt, dass Veränderungsinitiativen durch Standardprozesse und kompetentes Personal konsistent und gut umgesetzt werden“ (Management of Portfolios, 2011). Die Einrichtung eines Kompetenzzentrums im Kontext von Power Apps bedeutet, „in organisches Wachstum zu investieren und es zu fördern und gleichzeitig Governance und Kontrolle aufrechtzuerhalten“.

CoE ist ein „Wegbereiter“ für eine breite Akzeptanz der Power Plattform und einer der Schlüsselelemente für die gesamte digitale Transformation eines Unternehmens. Die Einrichtung eines CoE ist jedoch nicht erforderlich, um mit der Power Plattform effektiv zu sein. Dies hängt alles von der Eingliederungsstrategie ab (falls vorhanden).

Source: https://github.com/PowerPlatformAF/PowerPlatformAF/blob/master/Power%20Platform%20Adoption%20Framework%2C%202nd%20Edition.pdf   

 

Was sollte ein Kompetenzzentrum als Funktion eigentlich tun? Jede Implementierung ist anders, aber es gibt zwei gemeinsame Bereiche:

• Verwaltung und Governance: Festlegen von Richtlinien zur Verhinderung von Datenverlust, Verwalten von Lizenzen, Zugriff auf Datenquellen, Erstellen einer Umgebungsstrategie, Überwachen der Nutzung von Apps usw.
• Pflege und Austausch: Raum für den Austausch von Wissen, Kreativvorlagen und Best Practices, die Bereitstellung von Schulungen usw.

CoE Starter Toolkit hilft beim Aufbau dieser Kompetenzen durch Bereitstellung einer Reihe von Tools, aber jede Organisation hat ihre eigenen Anforderungen für die Einführung der Power Plattform. Einige installieren nur die Kernkomponenten, die von der IT-Abteilung verwaltet werden. Während einige noch einen Schritt weiter gehen und maßgeschneiderte Lösungen entwickeln, um beispielsweise zu reagieren, wenn die Anzahl der Personen, mit denen die App geteilt wurde, einen bestimmten Schwellenwert erreicht. Und schließlich werden einige noch weiter gehen und ihre eigenen Tools zur Unterstützung von CoE Initiativen entwickeln. Im Allgemeinen ist das CoE Starter-Toolkit NICHT das Center of Excellence - es hilft Ihnen nur, eins einzurichten.

Während CoE vielleicht ein bisschen überwältigend klingt, ist die beste Vorgehensweise, „klein anzufangen und zu wachsen“. Die grundlegende Implementierung erfordert keine Investitionen, kann sich jedoch als sinnvoll erweisen, der Gesamtstrategie mehr Aufmerksamkeit zu widmen. Es gibt viele erfolgreiche Beispiele, aus denen man lernen kann. Es gibt auch ein großartiges Dokument namens "Power Plattform Adoption Framework", das den Ansatz für die maßstabsgetreue Übernahme der Plattform definiert. Ich glaube, dass jeder, der eine solche Einführung in Betracht zieht, dieses Dokument zuerst lesen sollte.

Zusammenfassung

Ohne einen Eingriff kann die Power Plattform leicht zu einer weiteren „Shadow IT“ werden. Ihre Benutzer haben möglicherweise bereits Dutzende von Anwendungen erstellt, die Ihnen nicht bekannt sind. Unternehmen entwickeln sich weiter und werden immer so aussehen, als würden sie mit oder ohne IT wachsen. Da sich die Power Plattform in einer kontrollierten Umgebung befindet, die durch das Azure Active Directory geschützt ist, kann sie problemlos konfiguriert werden, um Unternehmensrichtlinien abzugleichen und erfordert nicht viele Investitionen. Darüber hinaus kann die digitale Transformation durch die Einrichtung eines Kompetenzzentrums in der Organisation einen zusätzlichen Schub geben. Damit sind die Zeiten der versteckten Monster-Excel-Dateien und Access-Datenbanken, die nur darauf warten, Ihr Unternehmen zu übernehmen, bald vorbei.