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Die XRechnung ist da – wann übernimmt sie auch die B2B- und Endkundengeschäfte?

Business

Jan 14, 2021 - 5 minuten lesen

1374 Electronical Invoices
Susanne Kluka Content Marketing Specialist
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Inhaltsverzeichnis

  1. Der Weg der XRechnung bis dato
  2. XRechnungen erstellen
  3. Digitalisierter Rechnungsprozess bietet Chancen für den Mittelstand
  4. Vorteile der XRechnung für Unternehmen
  5. Zusammenfassung

Immer mehr Unternehmen und Selbstständige nutzen elektronische Rechnungen, um Zeit, Aufwand und Geld zu sparen und versenden und empfangen dazu in erster Linie PDF-Rechnungen. Doch im Auge des Gesetzgebers sind diese keine echten elektronischen Rechnungen. Als echte elektronische Rechnungen zählen nur XML-Formate, EU-weit gibt die XRechnung (oder international auch genannt Factur-X) den Ton an. In Deutschland gibt es zudem seit Längerem und als EU-Alternative das sogenannte ZUGFeRD-Format, wobei hier immer zwei getrennte Dateien gesendet werden: ein PDF-Dokument (PDF/A3) als Bildteil und eine reine XML-Datei. In diesem Artikel wird es weiterhin um die XRechnung gehen, da diese sich weitläufig und international durchsetzt. Bis jetzt sind nur Firmen mit staatlichen Auftraggebern betroffen und mussten sich umstellen, um XRechnungen erstellen und empfangen zu können. In diesem Artikel versuchen wir einen Blick in die Zukunft zu wagen.

Der Weg der XRechnung bis dato

Die Regelungen für die XRechnung gelten zunächst nur für den Rechnungsaustausch mit Behörden. Bundesbehörden müssen seit dem 27.11.2018 in der Lage sein elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Die restlichen Behörden und Länder folgten bis April 2020, allerdings gilt eine grundsätzliche Verpflichtung für die Versendung elektronischer Rechnungen an Behörden und kommunale Auftraggeber seit dem 27.11.2020. Eine Übersichtskarte zum aktuellen Stand der Umsetzung lässt sich auf der Webseite des Verbands zur Elektronischen Rechnungsstellung einsehen. Unter „Behörden“ darf man sich aber nicht nur klassische Verwaltungen vorstellen, sondern auch Krankenhäuser, Energieversorger, Schulen oder Universitäten können zu Behörden zählen. Diese Beispiele zeigen, dass höchstwahrscheinlich für mehr Unternehmer als auf den ersten Blick gedacht Handlungsbedarf besteht, da die Einführung bzw. Umstellung der Prozesse auf die XRechnung leicht mehrere Monate in Anspruch nehmen kann.

XRechnungen erstellen

Über verschiedene Anbieter können anhand der Rechnungsdaten aus dem Buchhaltungssystem elektronische Rechnungen hergestellt werden. Dafür notwendig ist ein Mindestdatenbestand, der vorgegeben werden kann. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, von Inhouse-Lösungen, Add-on und Konverter-Tools bis hin zu Cloudlösungen, es ist also für jede Unternehmensform und Größe die passende Lösung dabei. Die Pflicht gilt zunächst für den Versand von Rechnungen an Behörden und Ämter, bzw. alle Aufträge aus öffentlicher Hand. Wenn Sie nicht sicher sind, ob Ihr öffentlicher Auftraggeber zu diesen gehört, fragen Sie am besten nach oder prüfen Sie den neuesten Vertrag, dort sollte ein Hinweis auf die Pflicht zur elektronischen Rechnungslegung zu finden sein.

Sobald die XRechnung erstellt ist, gibt es folgende Übertragungswege: Upload auf eine Rechnungseingangsplattform, Versand als Anhang einer E-Mail oder Übertragung über einen Webservice (Standard: PEPPOL). Eine ideale Lösung für Rechnungsverarbeitung sollten schlanke, schnell zu implementierende Module für den Rechnungseingang und -ausgang bieten. Es müssen nicht nur bereits etablierte Kanäle unterstützt werden, wie der klassische Postversand oder PDFs als E-Mail-Anhänge, sondern auch das Standardformat der XRechnung.

Allerdings muss nicht nur an das Erstellen und Versenden, sowie der Empfang gedacht werden. Es gibt noch ein paar Dinge, die sehr wohl zu bedenken sind:

  • Rechnungsüberprüfung: Prüfpfade sollten entwickelt werden, um die Echtheit der Rechnung sicherzustellen und Rechnungseingänge und Ausgänge zu kontrollieren. 
  • Archivierung: Auch elektronische Rechnungen müssen den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) nach aufbewahrt werden, dafür ist ein separater Prozess nötig.
  • Datenschutz: Rechnungsversand und Archivierung der XRechnung müssen in Einklang mit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) erfolgen. 
  • Dokumentation: Mit der XRechnung entstehen auch neue Dokumentationspflichten gegenüber dem Finanzamt, um weiter den Vorsteuerabzug geltend machen zu dürfen.

Digitalisierter Rechnungsprozess bietet Chancen für den Mittelstand

In vielen europäischen Ländern, wie Frankreich, Italien oder Spanien, werden XRechnungen bereits angewendet. Zur Folge hat dies die Veränderung der Rechnungsstellung im internationalen Handel, da viele besonders größere Firmen das Potential erkannt haben und mit der Zeit nur noch den elektronischen Rechnungsweg und -prozess annehmen werden.

Also warum auch nicht kleine und mittelständische Unternehmen (KMU)?

Smarte Lösungen, die für öffentliche Auftraggeber und große Unternehmen gelten, lassen sich auch auf KMU übertragen. Durch automatisierte Prozesse lassen sich Fehler bei der Rechnungsbearbeitung reduzieren, eine höhere Effizienz und verkürzte Durchlaufzeiten realisieren.

In der EU-Richtlinie wird sogar im Absatz 22 ausdrücklich darauf hingewiesen: „Darüber hinaus sollte die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung auch für die Verwendung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen geeignet sein. Die Kommission sollte aus diesem Grund sicherstellen, dass die Norm nicht nur allein für den Bereich der Vergabe öffentlicher Aufträge entwickelt wird, sondern auch von privaten Wirtschaftsunternehmen in ihren Geschäftsbeziehungen untereinander verwendet werden kann.“

Vorteile der XRechnung für Unternehmen

Für Unternehmen kann es sich lohnen, ihr Rechnungswesen zu digitalisieren. Der elektronische Rechnungsaustausch eröffnet enorme Einsparungspotenziale. Diese resultieren aus der Verbesserung von Prozessen und internen Abläufen. Durch den elektronischen Rechnungsaustausch lassen sich manuelle Aufwände reduzieren und Medienbrüche vermeiden. Definitiv sparen elektronische Rechnungen Zeit, Geld und Platz.

Eine elektronische Rechnung ist mit dem richtigen System viel schneller erstellt und verschickt als eine traditionelle Rechnung, die per Post versendet wird. Die meisten Unternehmen haben bereits mit den PDF-Rechnungen dies erkannt. Der Kunde erhält schneller die Rechnung und kann bzw. muss diese früher bezahlen. Auch die elektronische Archivierung spart Platz und somit Kosten. Man muss keine Ordnern befüllen und aufbewahren – es genügt ausreichend Speicherplatz vorrätig zu haben.

Aber der größte Vorteil des richtigen elektronischen Rechnungsformates ist, dass der gesamte Prozess automatisiert werden kann und Rechnungen automatisch kontrolliert, weiterverarbeitet und bezahlt werden können. Dies bringt weitere Vorteile mit sich, wie z.B. die Vermeidung von Doppelzahlungen oder die Einhaltung der Zahlungstermine, welche wiederum einem Unternehmen Mahnungen und damit verbundene Kosten und extra Aufwand ersparen.

Allerdings gilt es natürlich zu beachten, dass zu Beginn erst einmal Aufwand und Kosten mit der Einführung einhergehen. Deshalb sollte auch entschieden werden, ob eine Dienstleister-Software oder eine eigene und vielleicht personalisierte Software-Lösung der richtige Weg ist. Vielleicht unterstützt die vorhandene Software XRechnungen oder benötigt nur wenige Veränderungen. Allerdings sollte der Return on Investment bereits nach kurzer Zeit eintreten.

Zusammenfassung

Die Digitalisierung von Unternehmen ist schon seit längerer Zeit ein großes Thema und betrifft auch das Rechnungswesen. Viele Unternehmen dachten, dass mit der Einführung von PDF-Rechnungen das Thema abgeschlossen war. Dies wurde durch die Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung widerlegt. Zentraler Punkt hier ist die Umstellung auf die XRechnung. Unternehmen (große wie auch KMU), Gewerbetreibende und Selbstständige sollten nicht länger zögern und die Umstellung angehen und umsetzen. Im Moment gilt zwar nur für Behörden, dass sie in der Lage sein müssen, echte elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten, aber unserer Meinung nach wird auch im privaten Wirtschaftsbereich früher oder später diese Umstellung nötig sein. Wer jetzt schon mit Frankreich, Italien oder Spanien Import/Export betreibt, wird bereits wissen, dass diese neue Form des Datenaustausches bereits Realität geworden ist - immer mehr Unternehmen verlangen echte elektronische Rechnungen. Wer nicht mitzieht riskiert Geschäftsbeziehungen, Umsatzverluste und Gewinnrückgänge.

 

Vorteile der XRechnung für Unternehmen und Selbstständige auf einen Blick:

  • Kostenersparnis, z. B. für Papier, Drucker/Toner, Porto;
  • Zeitersparnis, z. B. kein Ausdruck, bessere Recherchemöglichkeiten bei Reklamationen oder Rückfragen zu einer Rechnung;
  • Beschleunigung des Zahlungseingangs durch schnelle Zustellung der Rechnungen, bringt auch Verbesserung der Liquidität;
  • Platzsparen durch Archivierung;
  • Vermeidung von Medienbrüchen;
  • Geringe Investitionskosten;
  • Digitale Geschäftsprozesse;
  • Automatisierte Geschäftsprozesse;
  • Besserer Überblick und Einhaltung von Zahlungszielen,
  • Vermeidung von Doppelzahlungen und Korrekturen.
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Susanne Kluka Content Marketing Specialist
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