Gemeinsam einsam – Ein Gemeinschaftsgefühl im Homeoffice

Inhaltsverzeichnis

1. Kommunikation und Transparenz
2. Tools als Smart-Office Software
3. Kameradschaft und digitales Erlebnis
4. Zusammenfassung

Angesichts der aktuellen Situation und der weiteren Verbreitung des neuartigen Virus Covid-19, passen sich viele Unternehmen an das Konzept des Homeoffices bzw. des Remote Workings an. Mehr als je zuvor ist es für Unternehmen und externe Mitarbeiter wichtig, effektiv zu kommunizieren, zusammenzuarbeiten und die Geschäftskontinuität aufrechtzuerhalten.

Das externe Arbeiten kann sich einsam anfühlen. Die Angst, etwas zu verpassen, muss daher unbedingt berücksichtigt werden. Es erfordert kreative Lösungen, um ein Gefühl der Gemeinschaft zu schaffen. In diesem Artikel erfahren Sie alles über Methoden und Tools, die sicherstellen, dass sich alle Mitglieder des Teams auch weiterhin dem Team zugehörig fühlen.

Kommunikation und Transparenz

Wer nicht kommuniziert, ist auch kein Team. Man sagt nicht umsonst, dass Kommunikation der Schlüssel zum Erfolg ist. Aber in den Zeiten einer Pandemie kann man sich nicht einfach so zum Kaffeetrinken in der Büroküche verabreden. Und One-on-One Meetings müssen digital ausgeführt werden.

Eine bewährte Technik des Remote Workings ist es, dass sich alle Mitarbeiter oder einzelne Teams zum gemeinsamen virtuellen täglichen Status-Quo-Meeting verabreden. Zu einem festen Zeitpunkt mit festgelegtem Zeitrahmen und am besten mit Moderator, können neue Projekte vorgestellt, Statusberichte durchgegeben und aktuelle Probleme oder offene Punkte besprochen werden. So wird sowohl der Informationsfluss gesichert als auch das Wir-Gefühl gestärkt. Hierzu ein paar Tools und Möglichkeiten ein virtuelles Meeting effektiv zu gestalten.

Tools als Smart-Office Software

Um alle Maßnahmen umzusetzen, die Home-Office bzw. Remote Work und Büro verbinden, sollten digitale Tools genutzt und sinnvoll miteinander kombiniert werden. Arbeitgeber sollten Richtlinien entwickeln, wie mit den richtigen Programmen Kommunikation reibungslos möglich ist und damit Aufgaben, Informationen und Kalender für alle transparent zugänglich sind. Somit fördern Sie den Austausch und alle Mitarbeitenden bleiben informiert.

Laut einer Studie des Stuttgarter Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation und der Deutschen Gesellschaft für Personalführung, welche im Mai 2020 für 3 Wochen durchgeführt worden ist, zeigte sich, dass 54 Prozent der Befragten vor der Corona-Krise keinen oder wenig Gebrauch von Home Office machen konnten. Doch es zeigte sich auch, dass fast 90 % der mittelständischen und größeren Unternehmen bereits vor der Krise die Ausstattung in Bezug auf Softwareumgebungen rund um Kommunikation (Email, Chat, Fernzugriffe via VPN, also getunnelte, gesicherte Zugriffe auf das lokale Netz des Unternehmens) bereits zur Verfügung stand.

Chat & Videokonferenz

Idealerweise laufen auf Basis eines Chat-Tools, die Benachrichtigungen aller Teammitglieder zentral zusammen, wodurch alles „auf einen Blick“ ersichtlich ist. Hier ein paar Beispiele der beliebtesten Home-Office Software:

1. Microsoft Teams

   Wenn Ihr Unternehmen mit Office 365 arbeitet, dann ist Microsoft Teams bestimmt Ihre erste Wahl. Hier gibt es die Möglichkeit zu chatten, sich anzurufen, Dokumente zu teilen und einen Planer zu erstellen – und das alles in Echtzeit. Laut chip.de kommen noch dieses Jahr einige neue Funktionen dazu und 2021 sind weitere geplant.

2. Vectera

   Vectera hat gegenüber vielen Konkurrenten den Vorteil über den Browser zu laufen – Nutzer müssen nichts herunterladen. Vectera bietet außerdem die Möglichkeit virtuelle Meeting-Räume einzurichten. Allerdings eignet sich das Tool optimal für kleinere Gruppen von bis zu 8 Teilnehmer.

3. Zoom

   Ein weiteres bekanntes Tool für bis zu 100 Teilnehmer und aufgrund der verschiedenen Schnittstellen auch flexibel einsetzbar.

4. Skype

   Der Oldie in der Familie der Videokonferenz-Tools. Alle Funktionen, die man sich für virtuelle Meetings wünschen kann, sind vorhanden und auch die App besticht durch ihre Zuverlässigkeit. 

5. Slack

   Eines der wohl bekanntesten Tools für Start-Ups und auch größere Organisationen. Durch verschiedene Kanäle gelangen Informationen an das richtige Team. Nachteil hier, leider gibt es keine wirklich ablenkungsfreie, kostenlose Version der Software.

KI & Videokonferenz

Videokonferenzen sind schon lange unter uns und haben auch in vielen Unternehmen bereits die Telefonkonferenzen ersetzt. Auf die gleiche Weise kann ein Videostream aufgezeichnet und später abgerufen werden.

Künstliche Intelligenz kann Audio- und Videoinhalte mit Lesezeichen versehen und einen Index kritischer Themen und Schlüsselwörtern erstellen. Durch einfaches Klicken auf ein Schlüsselwort gelangen Sie zum entsprechenden Teil des aufgezeichneten Videos.

Durch Video-Streaming kann jeder Teilnehmer seinen Bildschirm mit anderen Teilnehmern des Meetings teilen. Weitere Funktionen von der KI Video Analyse sind:

• Generierung von Untertiteln
• Das Markieren von positiven und negativen Gefühlen
• Szenenerkennung in Form von Nahaufnahmen und Weitwinkelaufnahmen
• Die Fähigkeit bestimmte Gesichter zu erkennen
• Markieren des Auftretens von Sprache, Applaus und auch Stille

Online-Whiteboard

Ein Whiteboard ist extrem nützlich und umweltfreundlicher als eine Zettelwirtschaft. Gedanken aufschreiben, To-Do-Listen erstellen oder im Meeting gemeinsames Brainstorming, sowie Schritte eines Verfahrensablaufs skizzieren. Und warum sollte das nicht als Home-Office Software in virtuellen Meetings funktionieren?

Miro, eine der Möglichkeiten, ist eine kollaborative Online-Whiteboard-Plattform, auf der Teams unendlich kreativ und innovativ sein können. Teams entwickeln gemeinsam in Echtzeit Ideen und können hier wieder visuell zusammenarbeiten. Diese Whiteboard-Meetings verwandeln langweilige Videokonferenzen und Präsentationen in ansprechende, interaktive Meetings und müde Augen in energiegeladene Teilnehmer. Planung, agile Arbeitsweise, gemeinsame Ideensammlung, Training und Teambuilding können wieder interaktiv werden und Sie an reale Erfahrungen heranführen. Auch die oben genannten Tools Vectera, Microsoft Teams und Zoom besitzen ein digitales Whiteboard und können somit auch wie Miro den Anforderungen eines kreativen Brainstorming-Meetings entsprechen.

Kameradschaft und digitales Erlebnis

Teamleiter oder Manager spielen eine große Rolle, wenn es um den Erhalt oder Aufbau von Kameradschaft geht. Sie sind diejenigen welche den Ton setzen und als Vorbilder für gemeinschaftliches Arbeiten stehen sollten.

Ziele setzen

Auch bei Remote Work oder Homeoffice bleibt es immer noch wichtig klare Ziele vor Augen zu haben – auch wenn das oft schwierig ist. Als Manager gilt es daher, mit gutem Beispiel voran zu gehen und klare Ziele zu definieren und diese auch an die Mitarbeiter zu kommunizieren. Dies müssen keine großen Ziele sein, sondern können vielmehr Anhaltspunkte oder Milestones für Mitarbeiter bedeuten. So können sich Mitarbeiter besser orientieren und haben nicht das Gefühl, dass ihre Arbeit und ihr Einsatz ins Nichts verläuft. Beim Formulieren von Zielen sollte man sich an die SMART-Methode halten. Das heißt sie sollten spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert sein. Um zu kontrollieren, ob Ziele auch erreicht werden, ist es wichtig, in ständigem Kontakt zu seinen Mitarbeitern zu stehen und viel Wert auf den Austausch zu legen. Wobei wir wieder bei der Wichtigkeit der Kommunikation wären.

Und nicht zu vergessen ist die Anerkennung, wenn Ziele erreicht wurden.

Lob ist für Mitarbeiter etwas sehr Wichtiges. Es zeigt ihnen, dass ihre Arbeit wertgeschätzt wird und motiviert sie, auch weiterhin gute Arbeit zu leisten. Außerdem zählt es zur extrinsischen Motivation und von Psychologen wird diese Art der positiven Verstärkung als besonders effektiv eingestuft.

Erlebnisse schaffen

Hervorragende Kommunikation hilft jedem, sich einbezogen zu fühlen, aber Unternehmen müssen das Engagement, die Motivation und das Zugehörigkeitsgefühl ihrer Mitarbeiter fördern. In der Regel spielen Vorgesetzte eine wichtige Rolle bei der Motivation und Förderung ihrer Mitarbeiter. Die Leitung eines Remote-Teams erfordert jedoch alternative Methoden und Tools, um sicherzustellen, dass sich jeder wie ein Teil des Teams fühlt.

In diesen Zeiten sollte wieder viel mehr Wert auf Gemeinschaft und Zwischenmenschliches gelegt werden. Dafür ist das Schaffen von Erlebnissen genau richtig!

Das kann so einfach sein wie eine virtuelle Kaffeepause, in der Mitarbeiter gemeinsam Pause machen, Kaffee/Tee trinken und sich über Videocalls unterhalten und privat austauschen. Dabei kann man auch seine Kollegen bitten die Webcam anzuschalten, damit man sich mal wieder in die Augen sehen kann (Pyjamas in Teammeetings erlaubt 😊).

Auch Wettbewerbe in kleineren Teams oder individuell können Erlebnisse schaffen und zusätzlichen Spaß und Motivation bringen. Wir Menschen lieben das Gefühl, zu einem Stamm zu gehören, und möchten gern besser sein als die anderen. Die Aufteilung in Lager kann dazu beitragen, dass diese sich an Projekten reger beteiligen, sich mit den Teamkollegen identifizieren und motiviert sind, ihre „Rivalen“ zu übertreffen. Solche Wettbewerbe können auch zusätzlich noch mit einer Form der Gamification verbunden werden.

Und was spricht gegen einen gemeinsamen Online-Spieleabend, einen Hobby Barkeeper- oder einen Kochkurs? Es gibt mittlerweile viele Angebote auf dem Markt, welche man als Unternehmen sehr gut nutzen kann oder die Mitarbeiter sind kreativ und erfinden ihr eigenes Erlebnis.

Gesundheit für Geist und Körper

Wer Lust hat, sich körperlich zu betätigen kann auch gemeinsame Workout- oder Yoga-Sessions organisieren, um Körper, Geist und Seele etwas Gutes zu tun. Dabei können sich die Mitarbeiter gegenseitig pushen, motivieren und ihren inneren Schweinehund überwinden– faule Ausreden funktionieren da nicht mehr. Außerdem ist Gesundheit und Wohlbefinden eine grundlegende Komponente der Motivation. Wer nicht gesund ist und sich nicht wohl fühlt, wird weniger Kraft aufbringen können, um sich zu motivieren. Besonders bei einem Lockdown, wie während der Covid-19 Pandemie, ist das die perfekte Möglichkeit sich sportlich zu betätigen und gleichzeitig den Teamgeist zu stärken.

Sie können das Thema auch ganz aufgreifen und einen Monat voll und ganz der Gesundheit widmen. Genau das hat Objectivity gemacht und den Monat Oktober als Wellbeing-Monat erklärt. Dazu gab es Yoga Stunden und lehrreiche Webinars. Die Yoga Stunden haben sogar so viel Zustimmung erhalten, dass diese nun zur Routine der Objectivity-Familie gehören, zumindest was die kalte Jahreszeit angeht.

Zusammenfassung

In jedem Unternehmen sind Teamgeist und Zugehörigkeitsgefühl wichtige Komponenten des Erfolgs. Wenn Mitarbeiter sich wie ein Teil des Teams fühlen, bringen sie sich ein und sind motiviert - und geben somit auch ihr Bestes. Teamleiter und Manager spielen eine große Rolle bei der Schaffung einer Einheit im Team, in der alle motiviert bleiben und die Unternehmenskultur unterstützen. Trotz räumlicher Distanz sollten alle klare Ziele erhalten und verfolgen.

Und was ist ein Team ohne Kommunikation?

Geregelte Zeiten und Tools für gemeinsame Brainstorming Sessions, Teamwork und Teambuilding, sowie gemeinsame (wenn auch „nur“ virtuelle) Erlebnisse, das alles schafft und stärkt das Gemeinschaftsgefühl im Homeoffice.

Mit den Worten von Henry Ford: “Zusammenkommen ist ein Beginn, Zusammenbleiben ein Fortschritt, Zusammenarbeiten ein Erfolg.”