IT-Unterstützung im Einzelhandel während einer Pandemie

Inhaltsverzeichnis

1. Verbessern von Überwachungssystemen
2. Konfigurieren Sie die Systeme bei Bedarf neu
3. Auf nicht standardmäßige Anfragen vorbereitet sein

Im gegenwärtigen globalen Umfeld können Einzelhandelsunternehmen ohne die tägliche technische Unterstützung ihrer Systeme nicht existieren. 

Wenn alles reibungslos läuft, vergessen Kunden häufig die Unternehmen, welche dies für den Einzelhandel ermöglichen. Die Bemühungen und die Arbeit im Hintergrund werden oft als selbstverständlich angesehen.

In Krisenzeiten wie der COVID-19-Pandemie treten jedoch häufiger Probleme auf und ganze Systeme oder Anwendungen können ausfallen. Dann ist die IT-Unterstützung wichtiger denn je.

Einige Beispiele für nicht standardmäßige Aktivitäten werden in diesem Artikel besprochen. Die Vorbereitungen auf solche sind nicht so einfach wie man denken könnte!

 Verbessern von Überwachungssystemen

Betrachten wir ein Szenario, in dem ein Lockdown angekündigt wurde. Ihr Kunde hat Sie bereits darüber informiert, dass seine Geschäfte von einem Land zum nächsten vorübergehend geschlossen werden und möglicherweise alle stationären Geschäfte für Kunden schließen müssen. Sie haben Ihre Überwachung bereits eingerichtet, fühlen sich also auf diese Situation gut vorbereitet, aber ist dies tatsächlich der Fall?

Ihr Überwachungssystem gehört möglicherweise zu den besten der Welt. Wurde es jedoch jemals gegen seltene Szenarien getestet? Was passiert, wenn für Tage, Wochen oder sogar Monate keine neuen Daten zu Verkäufen oder Bestellungen eingehen? Dies könnte Anlass zur Sorge geben.

In einer solchen Situation sollten Sie proaktiv eine Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse, oder kurz Auswirkungsanalyse durchführen und versuchen, gefährdete Stellen oder Lücken in den Systemen zu lokalisieren. Identifizieren Sie die Schwachstellen Ihres Setups und die Bereiche, die Ihre Überwachung nicht abdeckt. Wenn Sie eine solche Lücke finden, müssen Sie eine Lösung finden. Wenn Sie genügend Zeit haben, implementieren Sie eine zusätzliche Überwachung oder verbessern Sie Ihr System, um das Problem erfolgreich zu lösen. Wenn keine Zeit für die Entwicklung von Verbesserungen bleibt, können Sie jederzeit manuelle Aktionen planen und andere Problemumgehungen finden. Erstellen Sie eine temporäre Lösung, um sich Zeit zu nehmen. Verwenden Sie es dann, um die richtige Verbesserung zu planen und zu entwickeln, um eine dauerhafte Lösung zu erhalten.

 Konfigurieren Sie die Systeme bei Bedarf neu

Viele im Einzelhandel tätige Unternehmen stützen ihre Auffüll- und Zuordnungssysteme auf COTS-Produkte (Commercial Off-The-Shelf) mit fortschrittlichen KI-Algorithmen. Um ihre Vorhersagen zu treffen, analysieren diese Algorithmen große Mengen an Bestands- und Verkaufsdaten, Trends, Wetter, geografischem Standort und vielen anderen Faktoren. Infolgedessen können sie die richtige Menge an Produkten schätzen, die sie für ein bestimmtes Geschäft bestellen müssen (um die Nachfrage genau widerzuspiegeln). Der Bestand wird dann automatisch bestellt und an das Geschäft geliefert. Auf den ersten Blick scheint die Idee perfekt. Filialleiter müssen keine Zeit mit manueller Bestellung verschwenden und können sich stattdessen auf andere wichtige Bereiche ihrer Arbeit konzentrieren.

In Krisenzeiten wie der aktuellen Pandemie könnte dies jedoch suboptimal sein. COTS-Produkte mit fortschrittlichen Algorithmen können häufig nicht schnell auf sich ändernde Umstände reagieren. Durch den Lockdown sinkt die Anzahl der täglich verkauften Produkte plötzlich und mit sofortiger Wirkung. Der KI-Algorithmus berücksichtigt dies nicht und bestellt mehr Produkte, als das Geschäft in dieser Situation realistisch verkaufen kann. Ein solches Problem kann auftreten, wenn das Geschäft noch geöffnet ist, aber deutlich weniger Kunden hat, oder noch schlimmer, wenn es bereits geschlossen ist! Was tun mit all diesen Produkten? Wo kann die Ware aufbewahrt werden, wenn sich das Geschäft nicht auf dieses Ergebnis vorbereitet hat?

Es sollte immer sichergestellt werden, dass Ihr Support-Team den Einzelhandelskunden proaktiv über solche Vorkommnisse informiert, die Push-Algorithmen für bestimmte Geschäfte deaktiviert und nur zur manuellen Bestellung übergeht. Dadurch erhalten die Filialleiter mehr Kontrolle über die Menge der bestellten Produkte. Dies ermöglicht Agilität und reduziert nicht nur den Lagerbestand, sondern auch die Transportkosten.

 Auf nicht standardmäßige Anfragen vorbereitet sein

Wenn Sie ein Support-Ingenieur für den Einzelhandel sind, verfügen Sie wahrscheinlich über eine Liste gut getesteter, häufig ausgeführter Standardverfahren, um die täglichen Aktivitäten zu unterstützen und das Geschäft betriebsbereit zu halten. Jedes Support-Team fühlt sich wohl, wenn es in einer so kontrollierten Umgebung nach bestimmten Verfahren arbeitet.

Schwierige Zeiten und sich schnell ändernde Umstände erfordern jedoch nicht standardmäßiges, unkonventionelles Denken und Lösen von Problemen. Das Wissen über vorhandene Systeme kann Ihnen helfen, schnell und effektiv auf geschäftliche Anforderungen zu reagieren.

Das Schließen von Filialen und die Umstellung auf manuelle Bestellung führen zu einem erhöhten Lagerbestand. Indem wir verhindern, dass die Geschäfte einen Produktüberschuss haben, verlagern wir ihn in die Lager. Trotz der wesentlich größeren Kapazität können auch sie den Lagerbestand nicht für immer halten, während die neuen Sendungen eingehen. Ihr Einzelhandelskunde hat möglicherweise einige Bestellungen storniert oder Liefertermine verschoben, aber zahlreiche Lieferungen würden weiterhin in den Lagern eintreffen.

Um diese Situation zu bewältigen, muss Ihr Einzelhandelskunde in der Lage sein, den Lagerbestand in Echtzeit zu sehen. Sie benötigen auch die Möglichkeit, den Lagerbestand schnell von einem Lager in ein anderes zu verlagern. Auf diese Weise können sie den verfügbaren Speicherplatz optimal für eingehende Lieferungen nutzen. Diese Probleme können auftreten, selbst wenn die Geschäfte geöffnet bleiben. Einschränkungen hinsichtlich der Anzahl der Kunden, die zu einem bestimmten Zeitpunkt im Geschäft zugelassen sind, oder der Zeit, die sie im Geschäft verbringen dürfen, wirken sich ebenfalls erheblich auf das Geschäft aus. Ihr Einzelhandelskunde möchte möglicherweise kauffertige Produktsets (z. B. Lebensmittelsets oder Kartons) erstellen. Dank dessen können ihre Kunden hereinkommen, eine Reihe von Produkte abholen, schneller bezahlen und das Geschäft verlassen, um Platz für andere Kunden zu schaffen, die vor dem Geschäft warten.

Oft bleibt keine Zeit, ein Entwicklungsteam einzurichten, das komplexe und anspruchsvolle neue Funktionen für Ihr System erstellen kann. Das Support-Team ist jedoch in der Regel mit den Systemen und dem Kunden gut vertraut. Daher bieten sie häufig eine schnelle, vorübergehende Lösung, um die Geschäftsanforderungen des Kunden zu erfüllen. Darauf müssen Sie sich vorbereiten. Wenn Sie Ihrem Kunden in solch schwierigen Situationen helfen, profitieren Sie auf lange Sicht garantiert von beiden Seiten. Das Problem eines Kunden ist auch gleichzeitig Ihr Problem, wenn Sie Mitglied des Support-Teams sind. Sie müssen die Geschäftsanforderungen verstehen und die optimale Abhilfemaßnahme finden.