Legacy Modernisation mit Low Code: Was wird InfoPath ersetzen?  

Inhaltsverzeichnis

1. Optionen für die Migration
2. Zeit sich zu entscheiden
3. Zusammenfassung

Es ist gängige Praxis, eine Kombination aus InfoPath und SharePoint zu verwenden, um Low-Code-Lösungen zur Unterstützung der digitalen Geschäftstransformation zu entwickeln. Jetzt erreicht InfoPath seinen End-of-Life-Support (der Mainstream-Support endete im Juli 2021, der erweiterte Support dauert bis 2026). Da auch Microsoft angekündigt hat, dass InfoPath 2013 die letzte veröffentlichte Version sein wird, wurde klar, dass Unternehmen einen geeigneten Ersatz finden müssen.

Power Apps und Power Automate sind zu einem neuen Standard für die Erstellung von Low-Code-Lösungen im Microsoft-Stack geworden und bilden die Grundlage für die heutige Power-Plattform. Es scheint einfach zu sein, ältere InfoPath-Anwendungen auf das neue Modell zu migrieren.

Aber die Antwort auf die Frage „Was wird InfoPath ersetzen?“ ist nicht so offensichtlich, da es viele Optionen gibt, sowohl innerhalb als auch außerhalb der Power Platform. Auch die Lizenzierung macht die Entscheidung nicht einfacher. Vor einiger Zeit haben wir in einem Artikel über die Modernisierung von Legacy-Systemen beschrieben, wie Power Platform verwendet wurde, um die Initiative zur Migration alter InfoPath-basierter Lösungen zu unterstützen. In diesem Artikel möchte ich meine Erfahrungen mit den verschiedenen Optionen für die Anwendung von Power Platform zur Migration solcher Legacy-Systeme teilen.

Optionen für die Migration

Heutzutage gibt es viele Möglichkeiten, Low-Code-Anwendungen auf M365 zu erstellen. Im Folgenden erkunde ich einige der attraktivsten Migrationsoptionen:

Microsoft Lists + Power Automate 

In einfachen Szenarien können Microsoft Lists und Power Automate gut passen. Microsoft Lists ermöglicht jetzt Anpassungen, um automatisch generierte Formulare wie benutzerdefinierte Kopfzeilen, Regeln und bedingte Formeln sowie Ansichts- und Spaltenformatierungen bereitzustellen. Dadurch können Sie in kürzester Zeit makellose Ergebnisse erzielen.

 

Abbildung 1 Beispiel für eine Listenansichtsformatierung mit Genehmigungsprozessquelle: https://github.com/pnp/List-Formatting/tree/master/view-samples/tile-layout-example-with-formatting

SharePoint + Power Apps + Power Automate 

Dies kann als naheliegende Wahl angesehen werden, und in einigen Quellen wird dieser Ansatz sogar als „Nachfolger“ des InfoPath- und SharePoint-Workflows bezeichnet. Zumal keine zusätzlichen Lizenzen erworben werden müssen. Hier sind zwei Optionen zu berücksichtigen:

• Customised Power Apps Forms 

In diesem Szenario ersetzt Power Apps das systemeigene SharePoint-Formular und der Benutzer kann direkt über die SharePoint-Listenschnittstelle damit interagieren. Sie sind aus der Sicht des Endbenutzers in der Liste der Power Platform-Apps nicht sichtbar. 

Abbildung 2 Beispiel eines angepassten Formulars, Quelle: https://powerapps.microsoft.com/en-us/blog/custom-form-launch/ 

•  Standalone Power Apps Canvas App 

Diese Apps sind nicht so eng mit SharePoint verbunden wie benutzerdefinierte Formulare, aber auch sie ermöglichen eine einfache Verbindung mit denselben SharePoint-Listen. Benutzer können über viele M365-Dienste mit diesen Apps interagieren: Power Platform, SharePoint (als Link oder eingebettet), Teams (App-Leiste, Registerkarte im Kanal, Registerkarte in Konversation) oder sogar Power BI.

Sie können auch problemlos über die mobile Power Apps-App aufgerufen werden (im Gegensatz zu benutzerdefinierten Formularen, die in der SharePoint-Benutzeroberfläche geöffnet werden).

 

Abbildung 3 Beispiel der Canvas App, Quelle: https://docs.microsoft.com/en-us/powerapps/powerapps-overview 

•  Dataverse + Power Apps (Canvas oder Model-driven, oder ein Mix aus beiden) + Power Automate 

Für Lösungen der Enterprise-Klasse, die ein angemessenes Application Lifecycle Management, komplexe Sicherheit und Datenintegrität erfordern, ist es besser geeignet, normale Datenbanken wie SQL oder Dataverse zu verwenden. Letzteres ermöglicht auch das Erstellen modellgesteuerter Anwendungen, die dieselben Bausteine wie die Dynamics 365-Apps verwenden, um unternehmensfähige Lösungen zu erstellen. Es erfordert jedoch zusätzliche Lizenzen, was problematisch sein kann, aber in komplexen Szenarien bietet es eine weitaus höhere Entwicklerproduktivität und Wartbarkeit der gelieferten Lösung. 

  

Abbildung 4 Beispiel Modell-driven App, Quelle: https://docs.microsoft.com/en-us/powerapps/maker/model-driven-apps/model-driven-app-overview 

• Dataverse für Teams 

Viele Unternehmen betrachteten SharePoint als Datenspeicherlösung, um zusätzliche Lizenzkosten zu vermeiden, die bei der Verwendung von Dataverse anfallen. Dies wurde wahrscheinlich von Microsoft bemerkt und führte dazu, Dataverse für Teams einzuführen.

Diese Option ermöglicht das Erstellen von Power Apps-Canvas-Apps, die eine vereinfachte Version der Dataverse-Datenbank zum Speichern verwenden, direkt in der Teams-Erfahrung. Im Wesentlichen und vor allem ist es Bestandteil ausgewählter O365-Lizenzen, sodass keine zusätzlichen Kosten anfallen. Die Apps werden im Rahmen eines bestimmten Teams erstellt, können aber auch mit jedem in der Organisation geteilt werden.

Mit dem Hinzufügen des kostenlosen Azure API Management Connectors, der die Möglichkeit bietet, sich mit anderen Unternehmensdaten zu verbinden, wird deutlich, dass Microsoft sich immer mehr von SharePoint zugunsten von Teams entfernt. In regulären Canvas-Apps wird dieser Konnektortyp als Premium eingestuft und erfordert den Kauf zusätzlicher Lizenzen, sodass Dataverse für Teams einen großen Vorteil gegenüber anderen Optionen hat.

 Es gibt jedoch ein Limit. Dataverse für Teams wird mit 2 GB Speicher und 1 Million Datenzeilen geliefert. Falls Ihre alte InfoPath-Lösung also stark auf Anhänge angewiesen ist, sollten Sie Dataverse in Kombination mit einem anderen Dokumenten-Repository verwenden. Wir haben festgestellt, dass SharePoint in diesem Szenario gut funktioniert. 

Hier ein Video, welches Dataverse für Teams zeigt: 

https://www.microsoft.com/en-us/videoplayer/embed/RE4Ci13 
Quelle: https://powerapps.microsoft.com/en-us/blog/reshape-the-future-of-work-with-microsoft-dataverse-for-teams-now-generally-available/ 

Zeit sich zu entscheiden

Wenn man über die Modernisierung von InfoPath nachdenkt, könnte man meinen, dass benutzerdefinierte Formulare perfekt passen. Sie funktionieren ähnlich wie die InfoPath-Listenformulare der vorherigen Generation, da sie direkt in der SharePoint-Listenschnittstelle geöffnet werden und dieselbe Liste zum Speichern der Daten verwenden. Darüber hinaus haben sie noch einige weitere Vorteile:

• Es ist extrem einfach, Formulare zu erstellen – Power Apps kann vordefinierte Formularvorlagen basierend auf der Listenstruktur automatisch generieren. Mit einigen Modifikationen können Sie innerhalb von Stunden, wenn nicht Minuten, eine funktionierende Anwendung erhalten.
• Ähnlich wie InfoPath unterstützt es die Bereitstellung mit einem Klick – das angepasste Formular wird veröffentlicht und steht den Benutzern sofort zur Verfügung
• Da es in SharePoint eingebettet ist, bleiben die Benutzer innerhalb der SharePoint-Erfahrung

Es gibt jedoch einige Probleme, insbesondere rund um das Solution Management:

• Benutzerdefinierte Formulare können nicht wie normale Canvas-Apps in Lösungen verpackt werden. Dies kann zu einem Durcheinander führen, wenn Power Automate-Flows mit der Anwendung verknüpft sind, da sie in diesem Fall nicht in eine einzelne Lösung verpackt werden können
• Benutzerdefinierte Formulare befinden sich in der Power Platform-Umgebung „Standard“ und können in keiner anderen Umgebung verwendet werden.
• Es gibt keine offizielle Möglichkeit, ein benutzerdefiniertes Formular mit einer SharePoint-Liste zu exportieren und dann in eine andere Umgebung zu importieren (zumindest zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Artikels). Es gibt einen Workaround, wie ihn Tomasz Poszytek in seinem Blog hier beschrieben hat, aber er wird nicht offiziell unterstützt.
• Da benutzerdefinierte Formulare nicht sofort einsatzbereit exportiert werden können, können Sie keine Automatisierung in Bereitstellungen integrieren oder über einen ordnungsgemäßen Application Lifecycle Management-Prozess verfügen. 

Basierend auf unserer Erfahrung beim Erstellen von Power Platform-Lösungen haben wir eine Reihe grundlegender Empfehlungen identifiziert, die bei der Verwaltung des InfoPath-Migrationsthemas hilfreich sein können:

• Analysieren und kategorisieren Sie Apps nach Komplexität und Geschäftskritikalität.
• Kleine, nicht geschäftskritische Anwendungen lassen sich sehr gut mit benutzerdefinierten Formularen oder mit SharePoint verbundenen Canvas-Apps implementieren. In der Regel werden sie von Citizen Developern erstellt, erfordern keinen vollständigen ALM-Prozess und sind nur eingeschränkt unterstützt.
• Für Anwendungen mit mittlerer Komplexität, die für Unternehmen wichtiger sind, ist Dataverse für Teams eine gute Wahl, da es eine relationale Datenbank bietet, die komplexe Datentypen unterstützt, sowie vereinfachtes ALM.
• Für die kritischsten und komplexesten Anwendungen, die ALM, ein geeignetes Sicherheitsmodell und eine IT-Aufsicht erfordern, sollten Power Apps mit Dataverse in Betracht gezogen werden. Es kann entweder mit modellgesteuerten oder Canvas-Anwendungen oder einer Kombination aus beiden implementiert werden.

 Im Folgenden haben wir ein Diagramm erstellt, welches diese Empfehlungen zusammenfasst und jede der im Artikel diskutierten Technologien positioniert. 

Obwohl Sie einfach nach einem Ersatz suchen können, muss die InfoPath-Modernisierung keine 1:1-Migration zu Power Apps und einer der ausgewählten Datenquellen sein. Sie können in Power Apps mehr als nur Canvas-Anwendungen erstellen – es ist Teil eines umfassenderen Konzepts, Power Platform, das weitaus größere Möglichkeiten bietet als SharePoint und InfoPath.

Dinge wie AI Builder, die KI-Funktionen in kürzester Zeit in Apps bringen, Power Virtual Agents zum Erstellen von Low-Code intelligenten Bot-Lösungen, Power BI für verbesserte Dateneinblicke, Flow Approvals, die eine optimierte Genehmigungserfahrung bieten, unabhängig davon, ob Sie sich in Outlook oder Teams befinden. Alle diese Tools können Geschäftsprozesse viel effizienter machen, erfordern jedoch einen Schritt zurück und betrachten eine Plattform als Ganzes, anstatt das Tool auszuwählen und eine einfache 1:1-Konvertierung durchzuführen.

Dies sind grundlegende Empfehlungen, die jedoch je nach Geschäftsfall viel tiefer gehen können. Kontaktieren Sie uns und unsere Experten helfen Ihnen dabei strategische Entscheidungen zu treffen und beraten Sie in Sachen Power Platform und der gesamten M365-Suite.

Zusammenfassung

Viele Unternehmen, die bisher SharePoint und InfoPath zur Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse verwendet haben, stehen vor einer wichtigen Entscheidung. Diese Technologie veraltet und sie müssen einen Ersatz finden. Was genau wird InfoPath ersetzen? Wir empfehlen, eine eingehendere Analyse der erstellten Anwendungen durchzuführen und entsprechend zu planen. Außerdem sollte eine Power-Plattform als Ganzes zu betrachten sein, um zu sehen welche Vorteile sie für das Unternehmen bringen könnte.

Obwohl SharePoint in einigen Fällen immer noch eine gültige Wahl ist, wird Teams zum neuen Standard, insbesondere mit der Einführung von Dataverse für Teams mit Zugriff auf den Azure API Management Connector, der in der Lizenz enthalten ist.