Low-Code als Beschleuniger für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen

Inhaltsverzeichnis

1. Digitalisierung vs. Prozess-Digitalisierung vs. Digitale Transformation
2. The Power of Low-Code 
3. Microsoft Power Platform – ein Überblick
4. Case Study - Microsoft Power Platform im Einzelhandel
5. Zusammenfassung
6. Über die Autoren

Um erfolgreich zu sein, muss ein Unternehmen bekanntlich einen Wettbewerbsvorteil haben, agil sein und auf Kundenwünsche eingehen. Darüber hinaus wird oft die Ansicht vertreten, dass dies heutzutage ohne eine vollständige digitale Unternehmenstransformation nicht wirklich zu erreichen ist.

Aber was bedeutet das und wie kann dies erreicht werden? Viele Unternehmen setzen auf Cloud-Technologien, sowie verschiedene Softwarelösungen, um ihre Papiere und Telefonate durch effizientere Prozesse zu ersetzen und Cloud- und IT-Tools zu nutzen. Aber heißt das wirklich, dass eine digitale Transformation erreicht wurde?

Dieser Artikel beschreibt die verschiedenen Begriffe im Zusammenhang mit der Digitalisierung von Geschäftsprozessen und zeigt, wie Low-Code-Technologien diesen Weg erleichtern können. Insbesondere von Interesse ist die Microsoft Power Platform und wie sie als Beschleuniger für die digitale Geschäftstransformation genutzt werden kann.

Digitalisierung vs. Prozess-Digitalisierung vs. Digitale Transformation

Beginnen wir mit den Grundprinzipien und erklären die Begriffe, die verwirrend sein können, ähnlich klingen und oft im falschen Kontext verwendet werden. „Digitalisierung“ bezieht sich auf einen Prozess der Umwandlung von Informationen von einem physischen in ein digitales Format, beispielsweise durch die Verwendung von E-Mails anstelle vom herkömmlichen Postversand oder das Speichern von Papiernotizen in Form von Excel-Dateien.

Stellen Sie sich die Digitalisierung als ersten Baustein oder Schritt im Prozess vor. Daten werden digital und ermöglichen die anschließende Verarbeitung und Automatisierung, um die Reise der digitalen Transformation zu beginnen.

Die Begriffe „Prozessdigitalisierung“ und „Digitalisierung“ werden oft synonym verwendet, sind aber tatsächlich unterschiedliche Dinge. Die Prozessdigitalisierung nutzt die Digitalisierung, um Geschäftsprozesse zu verbessern und dadurch effektiver und profitabler zu machen.

Ein Beispiel dafür wäre, eine zuvor erstellte Excel-Datei zu verwenden und diese mit der Hilfe von OneDrive oder SharePoint für andere Mitarbeiter in der Organisation zur Verfügung zu stellen. In manchen Situationen reicht ein solcher Ansatz aus, aber in den meisten Fällen wird die Excel-Datei irgendwann zu einem Engpass und schränkt die Effektivität des Prozesses ein. Hier muss dann die digitale Transformation zum Einsatz kommen.

„Digitale Business Transformation” ist laut Gartner der Prozess der Nutzung digitaler Technologien und unterstützender Fähigkeiten, um ein robustes neues digitales Geschäftsmodell zu schaffen.

Die digitale Transformation ist daher ein viel breiteres Konzept. Sie können nicht sagen, dass Ihr Unternehmen digital transformiert wurde, nur weil Sie Cloud-Technologien wie Excel Online und OneDrive verwenden. Es geht vielmehr darum, einzelne Bereiche Ihres Unternehmens zu verbinden, organisatorische Silos zu durchbrechen und das volle Potenzial digitaler Technologien wie Cloud und Low-Code auszuschöpfen.

The Power of Low-Code 

Wir haben bereits gesehen, dass unsere Kunden durch die Wahl von Low-Code-Technologien für ihre digitalen Geschäftstransformationen immense Vorteile erzielen.

Dies kann viele Gründe haben, nicht zuletzt die Tatsache, dass die Arbeit mit Low-Code die Entwicklung für professionelle Entwickler beschleunigt und gleichzeitig Laien-Entwicklern ermöglicht, sich einzubringen und beim Erstellen und Verbessern ihrer Anwendungen zu helfen.

Lösungen, die mit Low-Code-Technologien erstellt wurden, nehmen tendenziell schnell Fahrt auf, da Product Owner und Business-Entscheider durch den Einsatz von Prototypen in der frühen Phase greifbare Investitionsnachweise sehen können. Diese Prototypen führen oft dazu, dass man schnell grünes Licht für die Implementierung von Minimum Viable Products erhält, die wiederum eine hervorragende Kapitalrendite erzielen und das Wachstum und die Investitionen in den Prozess weiter vorantreiben.

Low-Code-Lösungen helfen wirklich bei der Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten, insbesondere aufgrund ihrer visuellen Gestaltungselemente. Sie fungieren als Wegbereiter für die Einführung digitaler Technologien und den kulturellen Wandel für Menschen in allen Abteilungen des Unternehmens. Dies ist ein wesentlicher Bestandteil einer echten digitalen Unternehmenstransformation.

Die führenden Low-Code-Plattformen wie Power Platform, Mendix oder Outsystems haben alle ihre einzigartigen Stärken und Funktionen, die Ihren ultimativen Ansatz bestimmen können. Im Folgenden stellen wir Ihnen vor, wie Sie mit einer davon, der Microsoft Power Platform, die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse unterstützen und damit die digitale Transformation beschleunigen können.

Microsoft Power Platform – ein Überblick

Es ist ein weit verbreitetes Missverständnis, dass Microsoft Power Platform gleich Microsoft Power Apps ist, aber es ist tatsächlich eine Plattform, die Microsoft O365, Azure, Dynamics 365 und eigenständige Anwendungen umfasst.

Quelle: https://docs.microsoft.com/en-us/powerapps/maker/common-data-service/data-platform-intro

Anerkannt als Leader in The Forrester Wave: Low-code Development Platforms for Professional Developers, Q2 2021, beinhaltet die Plattform folgendes: 

• Power Apps, zum Erstellen von Anwendungen mit einem grafischen Interface 
• Power Automate, für Prozessautomatisierung 
• Power BI, für Datenvisualisierung und Business Analyse 
• Power Virtual Agents, um Bots zu kreieren 
• Dataverse, ein erweitertes Daten-Backend zum Speichern all Ihrer Daten. 
• Data Connectors, die alles zusammenhalten.

Jede dieser Komponenten kann eigenständig verwendet werden, aber Sie können den größten Nutzen erzielen, indem Sie die umfassende Konnektivität der integrierten Datenplattform nutzen und sie mit dem jeweils besten Tool integrieren. Dies ermöglicht die vollständige Lösung von Problemen und die Bereitstellung gesamter, vollständig integrierter Lösungen.

Digitalisierung mit der Power Platform

Power Apps können verwendet werden, um verschiedene Arten von Anwendungen zu entwickeln. Modellgetriebene Apps eignen sich am besten für die Erstellung von End-to-End-Lösungen, die kontrollierte Prozesse durchlaufen müssen. Sie basieren auf dem Data-First-Ansatz und können Ihre wichtigsten Geschäftsprozesse abwickeln. Canvas-Apps hingegen eignen sich besser für eine bestimmte Aufgabe oder für eine bestimmte Rolle. Sie sind am effektivsten, wenn Sie sich auf visuelle Aspekte und Kreativität konzentrieren möchten. Auf diese Weise können Sie pixelgenaue Apps entwerfen, die genau so aussehen, wie Sie es möchten. Der dritte Anwendungstyp ist ein Power Portal, welches Benutzern von außerhalb Ihres Unternehmens die sichere Interaktion mit Daten über ein Webportal ermöglicht.

Sie können Canvas-Apps verwenden, um einige der Bausteine ​​für die Digitalisierung zu erstellen. Gleichzeitig können Sie modellgesteuerte Anwendungen in Kombination mit Power Automate und den Geschäftsprozessabläufen, die sie hauptsächlich unterstützen, verwenden, um einige der komplexeren Prozessdigitalisierungen zu implementieren. Konnektoren können umfassend verwendet werden, um die Daten und Lösungen miteinander zu integrieren. Es sind mehr als 400 Konnektoren sofort verfügbar, sowohl für Microsoft- als auch für Dritte.

Durch das Hinzufügen von Analysen, Power BI-Funktionen und Chatbots in die Lösung werden die Mitarbeiter in Unternehmen wirklich gestärkt. Dank des einfachen Zugriffs auf wichtige Daten, die über solche Kanäle bereitgestellt werden, werden sie bei ihrer Arbeit effizienter und gewinnen Vertrauen bei Geschäftsentscheidungen. Dies trägt zur Förderung von Innovationen bei und beschleunigt den Wunsch nach weiteren Veränderungen bei der digitalen Geschäftstransformation ihres Unternehmens.

Low-Code-Lösungen können mit dem Wissen erstellt werden, dass die Apps auf einer vertrauenswürdigen, sicheren und kontrollierbaren Plattform sicher sind. Die Microsoft Power Platform ist ein perfektes Beispiel dafür, da ihre Sicherheits- und Governance-Funktionen weithin respektiert werden. Dies ist das Ergebnis der Verwendung von Azure Active Directory für die Authentifizierung und der Sicherung der Daten mit entsprechenden Berechtigungen dank Rollen innerhalb des Dataverse.

Die IT-Abteilung kann auch ganz leicht Governance-Richtlinien, basierend auf bestimmten Kriterien implementieren, wie z. B. die Anzahl der aktiven Benutzer einer Anwendung oder die Anzahl der Benutzer, mit denen die App geteilt wurde. Sie können dies auch mit leicht zugänglichen Überwachungstools verfolgen. Diese Tools geben der Abteilung volles Bewusstsein für das, was vor sich geht. Auf diese Weise können Prozesse zentral verwaltet und Schatten-IT entschärft werden, ohne die Kreativität zu dämpfen.

Case Study - Microsoft Power Platform im Einzelhandel

Im Einzelhandel ist es sehr häufig der Fall, dass ein Kommunikationsteam in der Zentrale täglich oder wöchentlich die wesentlichen Informationen und To-Do-Listen in die Filialen schickt. Einige Aufgaben auf diesen Listen sind geschäftskritisch und müssen sofort erledigt werden - gefolgt von einer Compliance-Prüfung. In den meisten Fällen wird diese Art der Kommunikation per E-Mail versendet, was zu mehreren Problemen führen kann:

• Das Erstellen von E-Mails ist ein manueller, zeitaufwändiger und fehleranfälliger Prozess. Es könnten zu viele oder zu wenige Informationen gesendet werden oder die falschen Geschäfte erhalten die Nachricht.
  
  
• Die Antworten der Filialen auf die E-Mails wären inkonsistent, sie können wichtige Aufgaben übersehen oder nicht schnell genug handhaben.
  
  
• Nicht verwaltete Compliance-Audits. Die Zentrale hat keinen einfachen Überblick über die Situation in jeder Filiale.

Häufig bleiben solche Probleme aufgrund des Fehlens von COTS-Produkten, welche die Organisation für ihre Bedürfnisse als geeignet erachtet, ungelöst. Der andere Grund ist der Mangel an Zeit und Ressourcen, um eine maßgeschneiderte Lösung im traditionellen Ansatz zu entwickeln, die viele Unternehmen immer noch als einzige Alternative sehen.

Mit den Komponenten der Power Platform haben wir eine elegante Lösung geschaffen, um die spezifischen Bedürfnisse eines Einzelhändlers in kürzester Zeit einfach zu erfüllen. Die Probleme wurden gelöst, indem die Anforderungen in einzelne Aufgaben mit den zuvor besprochenen Digitalisierungsschritten zerlegt wurden.

Zu diesem Zweck haben wir Dataverse verwendet, um alle Nachrichten und Aufgaben zu speichern, wodurch die Daten auf Compliance und Rückverfolgbarkeit überprüft werden konnten. Dieser Schritt lieferte die notwendige erweiterte physische Digitalisierung unserer Daten.

Wir haben uns für eine modellgetriebene App zur schnellen Nachrichtenerstellung mit Genehmigungsworkflow zur Unterstützung des kontrollierten Geschäftsprozesses entschieden. Auch haben wir eine Canvas-App für eine pixelperfekte mobile Lösung erstellt, die es allen Filialen ermöglicht, den Fortschritt der Aufgaben zu verfolgen. Diese Schritte gaben dem Prozess die notwendige Digitalisierung der Daten.

Zum Abschluss der Lösung haben wir ein Reporting- und Tracking-Dashboard implementiert, um ein effektives Prozessmanagement, Berichterstattung und Eskalationsmanagement zu gewährleisten. Sie standen den Benutzern der Zentrale innerhalb der modellgesteuerten App zur Verfügung. Nur wenn das Team mit dieser Lösung anvertraut ist und die Vorteile der Compliance-Prüfung damit verbunden sind, können wir wirklich in die digitale Geschäftstransformation einsteigen.

Abbildung 1: Anzeige für eine bestimmte Nachricht in den einzelnen Filialen. 

Abbildung 2: Anzeige eines vereinfachten Dashboards.  

Durch den Einsatz von Low-Code lässt sich diese Art von Lösung problemlos in die Umgebung eines Einzelhändlers implementieren. Eine ähnliche Lösung mit einer anderen Low-Code-Technologie haben wir bereits in bemerkenswert kurzer Zeit für einen Modehändler geliefert. Das MVP, mit dem das Projekt begann, wurde in nur vier wöchentlichen Sprints fertiggestellt. Die Lösung hat ihre Kommunikations- und Compliance-Verfahren auf eine Weise umgestaltet und optimiert, die mit herkömmlichen maßgeschneiderten Programmiertechnologien nicht realisierbar gewesen wäre.

Zusammenfassung

Der Weg zu einer vollständigen digitalen Geschäftstransformation sieht für jedes Unternehmen ähnlich aus. Diejenigen, die am Anfang ihrer Reise stehen, können klein anfangen, indem sie bestimmte Aspekte digitalisieren, ähnlich wie beim Bauen mit Lego, und dann weiter auf Prozesse und Workflows ausdehnen, bis sie schließlich eine vollständige Digitalisierung der Geschäftsprozesse erreichen. Low-Code-Technologien sind speziell so konzipiert, dass ihre Tools auf allen Ebenen zugänglich sind, damit Mitarbeiter wie auch Citizen Developer und technische Architekten ihre einzigartigen Fähigkeiten auf einer gemeinsamen Plattform einbringen können.

Am Beispiel von Excel behauptet Microsoft, dass es weltweit nicht weniger als 1,2 Milliarden Office-Benutzer gibt und es wird geschätzt, dass 2/3 von ihnen Excel verwenden, was eine enorme Zahl von 800 Millionen ergibt. Während es für viele einfach ist eine Excel-Datei zur Unterstützung von Geschäftsprozessen einzurichten und zu behaupten, dass der Prozess ein bisschen digitalisiert wurde, sollten Sie dies in Zukunft bedenken und sich fragen, was Sie genau tun und welche Vorteile Sie daraus ziehen.

Selbst in diesem einfachen Beispiel würden wir argumentieren, dass die Verwendung der auf den Low-Code-Plattformen verfügbaren Tools keinen zusätzlichen Aufwand erfordert und den Prozess einfacher zu warten und sicherer machen würde. Außerdem sind die Daten leichter zugänglich, eine agilere Arbeitskultur wird gefördert und zukünftige Integrationen können schneller und einfacher umgesetzt werden.

Wir glauben wirklich, dass Low-Code-Plattformen uns die Tools zur Verfügung stellen, um das „robuste neue digitale Geschäftsmodell“ bereitzustellen, das Gartner als notwendig für die „Digital Business Transformation“ beschreibt. Sie können die von Plattformen bereitgestellten Komponenten und unterstützenden Funktionen nutzen, um sich einen spürbaren Vorteil gegenüber Ihren Konkurrenten zu verschaffen.

Über die Autoren

Sharon Smith 
Business Analyst 

Als langjährige Mitarbeiterin bei Objectivity hat Sharon während der 24 Jahren verschiedene Funktionen ausgeübt. Sie ist eine hochanalytische Teamplayerin, die sich durch die Arbeit in traditionellen Entwicklungs-, Support-Teams und Geschäftsanalysen zahlreiche Fähigkeiten angeeignet hat. Derzeit arbeitet sie in der Rapid Application Practice als Advanced Mendix Developer, wo sie sowohl ihre technischen als auch kundenorientierten Fähigkeiten einsetzen kann, um die agilen Teams, die wir bei Low-Code-Projekten haben, zu nutzen.

Marcin Pilarczyk 
Team Leader Senior Software Developer 

Er hat über 9 Jahre Erfahrung in der Entwicklung von Software auf Basis der M365-Plattform. Marcin hilft Unternehmen, die volle Leistungsfähigkeit von M365 zu nutzen und somit ihre Unternehmen effektiver zu gestalten. Privat versucht er sich in verschiedenen Sportarten vom Tauchen bis zum Snowboarden.