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Power BI Best Practices - Was bei der Erstellung eines Berichts zu beachten ist

Technology

9 August 2022 - 7 Minuten lesen

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Urszula Pukalska BI Analyst

Ula ist begeistert vom Einsatz von Datenvisualisierung und visueller Analyse als Tool, um Projektteams bei ihren Entscheidungsprozessen zu unterstützen. Sie verfügt über mehr als 10 Jahre Erfahrung in der Softwareentwicklung und im Projektmanagement. In ihrer Freizeit liest sie gerne Artikel über Raumplanung und moderner Architektur.

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Inhaltsverzeichnis

  1. Power BI Best Practices für die Berichterstellung
  2. Feedback
  3. Fazit

Heute kann jeder ein Diagramm erstellen – ein paar Klicks in Excel oder Power BI und los geht's! Früher war die Datenvisualisierung der Datenanalyse der Wissenschaft vorbehalten, jetzt ist sie der Öffentlichkeit zugänglicher geworden. Wenn Sie sich an der Datenvisualisierung versuchen, werden Sie wahrscheinlich viele Dinge manuell erledigen, was einen großen Vorteil hat – Sie müssen erst darüber nachdenken, was Sie tun.

Als ich mich entschloss, meine Fähigkeiten zur Datenvisualisierung zu erweitern, kaufte ich mir ein kleines Übungsbuch „Charts unplugged“ von Przemysław Biecek, Ewa Baranowska und Piotr Sobczyk. Mit Buntstiften bewaffnet begann ich zu lernen, wer welche Diagramme erfunden hat und wie man sie erstellt. Mir wurde klar, dass es nicht einfach ist, Daten zu verstehen und sie anderen gut zu präsentieren - aber man kann es lernen. Ich hatte auch den Gedanken, dass es uns bei der Verwendung von Business-Intelligence-Tools nicht immer wichtig ist, wie das Diagramm aussieht oder was es sagt – es ist einfach sofort einsatzbereit und mit ein paar Klicks fertig.

Es gibt viele Bücher, Artikel und andere Ressourcen, die Ihnen Richtlinien und allgemeine Regeln zum Erstellen von Diagrammen und Berichten bieten. In diesem Artikel werde ich bewährte Methoden für Power BI vorstellen, die bei der Erstellung eines neuen Berichts es wert sind in Betracht gezogen zu werden. Wenn Sie diese befolgen, können Sie einen erheblichen Unterschied erreichen und die besten Ergebnisse erzielen.

Power BI Best Practices für die Berichterstellung

Es gibt mehrere Aspekte, die bei der Erstellung von Berichten oft vergessen werden. Sie können jedoch auch das Ergebnis stark beeinflussen, daher ist es gut, sich zu Beginn Ihrer Arbeit Gedanken darüber zu machen.

Zielgruppe

Dies ist eine der wichtigsten Informationen, die Sie erstellen sollten, da der Detaillierungsgrad Ihres Berichts davon abhängt, wer ihn verwenden wird. Beispielsweise suchen Führungskräfte auf C-Ebene möglicherweise nach einem Managementbericht, der KPIs enthält und nicht unbedingt detaillierte Tabellen benötigt. Darüber hinaus sollten Sie verstehen, welche Aktion Ihre Zielgruppe nach dem Ansehen des Berichts ergreifen wird, damit Sie ihn noch weiter an ihre Bedürfnisse anpassen können.

Wenn Sie dies berücksichtigen, können Sie sicherstellen, dass Ihr Bericht alle erforderlichen Daten enthält und das Risiko minimieren, einen Bericht zu erstellen, der für die Endbenutzer nutzlos ist. Dieses Risiko ist viel höher, wenn Sie sich nur daran interessieren, wie der Bericht aussehen soll. Es ist sehr wahrscheinlich, dass die Endbenutzer sich einen solchen Bericht nicht vorstellen können, bis sie die Daten tatsächlich sehen.

Verteilungsoptionen

Wir gehen oft davon aus, dass unser Bericht immer in digitalisierter Form vorliegen wird – wir erwarten, dass er in der Cloud über Power BI Service oder SharePoint veröffentlicht, in MS Teams eingebettet oder per E-Mail versendet wird. Wenn jemand ihn allerdings ausdrucken möchte? In einem solchen Fall muss der Bericht für das beste Ergebnis in hellen Farben sein. Ich habe sogar von Fällen gehört, in denen Berichte immer noch auf Projektoren angezeigt wurden, was bedeutet, dass ihre Details oder Farben beeinträchtigt wurden. Daher kann es sich lohnen, darüber nachzudenken, wie die Zielgruppe Ihren Bericht verwenden wird. Ein Bericht kann auch in eine Anwendung eingebettet werden – er sollte dann zum Design der App passen. Microsoft veröffentlicht weiterhin neue Funktionalitäten in Power BI und die Anzahl der Verteilungsoptionen wächst. Der beste Ansatz besteht darin, Ihren Bericht so zu teilen, dass er den Bedürfnissen des Endbenutzers entspricht.

Barrierefreiheit

Von der Barrierefreiheit profitieren alle. Zugängliche Designs verbessern den Zugang zu Informationen für Personen mit oder ohne Einschränkungen. Berücksichtigen Sie beim Erstellen eines Berichts die verschiedenen Nutzer. Die Richtlinien für barrierefreie Webinhalte (WCAG) stellen eine Reihe von Regeln bereit, die implementiert werden sollten, um Ihren Bericht für jeden zugänglicher zu machen.

Verwenden Sie zunächst einfache Schriftarten und achten Sie darauf, dass die Schrift nicht zu klein ist. Wenn Ihr Bericht mehr Text enthält, sollten die Sätze kurz, einfach und aussagekräftig sein – das hilft Menschen, die Screenreader verwenden. Davon profitieren übrigens auch Menschen ohne Beeinträchtigungen. Wie oft haben Sie einen sehr langen oder komplexen Satz gelesen und mussten ihn noch einmal lesen?

Halten Sie Ihre visuellen Elemente in einer Reihenfolge, die eine reine Tastaturnavigation ermöglicht. Vor ein paar Jahren habe ich mir den rechten Arm gebrochen. Vier Wochen lang habe ich meine linke Hand als Haupthand benutzt und das Navigieren durch Anwendungen und Webseiten war mit einer Tastatur viel einfacher als mit einer Maus.

Fügen Sie Tabellen mit Daten zu den Diagrammen hinzu und verwenden Sie aussagekräftige Titel für Screenreader-Benutzer. Stellen Sie sicher, dass der Farbkontrast zwischen Schrift und Hintergrund mindestens 4,5:1 beträgt – es gibt Farbkontrastrechner, die Ihnen dabei helfen.

Menschen können Farben unterschiedlich sehen, selbst wenn sie keine Sehbehinderungen haben – Männer erkennen weniger Unterschiede in Farbton und Sättigung, daher ist es eine Überlegung wert, nicht zu viele ähnliche Farben auf demselben Chart zu verwenden. Etwa 8 % der Männer und 0,5 % der Frauen sind farbenblind, was sich in der Regel in der Unfähigkeit äußert, zwischen Rot und Grün zu unterscheiden. Diese Farben werden als Stimmungsfarben verwendet – in vielen Fällen bedeutet Grün etwas Gutes (Wachstum) und Rot etwas Schlechtes (Abnahme). Ziehen Sie für eine bessere Zugänglichkeit die Verwendung von Grün und Lila oder Blau und Orange in Betracht. Wenn dies nicht möglich ist, versuchen Sie fetten Text, andere Farbtöne oder Sättigung zu verwenden, oder fügen Sie +/- für numerische Werte hinzu. Es gibt Webseiten und Anwendungen, die Farbenblindheit simulieren können, sodass Sie die Möglichkeit haben Ihre Auswahl zu testen.

Alles oben Genannte ist eher einfach und erschöpft das Thema nicht. Umfassendere Richtlinien finden Sie in der Checkliste von Microsoft zum Erstellen zugänglicher Berichte. Power BI verfügt auch über integrierte Barrierefreiheitsfunktionen und als Autor müssen Sie diese nicht konfigurieren. Zu den Funktionen gehören Tastaturnavigation, Screenreader-Kompatibilität, kontrastreiche Farbansicht, Fokusmodus und die Option „Datentabelle anzeigen“.

Look & Feel

Erstmal aufräumen, aufräumen, aufräumen! Entfernen Sie alle unnötigen Gitterlinien, lassen Sie die y-Achse weg, wenn Ihre Punkte Beschriftungen haben und sortieren Sie die Ergebnisse – auf diese Weise unterstützt Ihr Diagramm Ihre Geschichte.

 

 

 

 

Abbildung 1: Chart Beispiel, Quelle: Datenvisualisierung: 5 Best Practices

 

Wenn Sie oder Ihr Kunde ein „Brand Book“ haben, verwenden Sie es und denken Sie daran, wie der Bericht verteilt wird. In Power BI können Sie Designdateien mit JSON erstellen, um den Stil der Visuals zu definieren, die Sie verwenden werden – das spart Zeit, da Sie nicht jeden einzelnen Teil anpassen müssen (Schriftarten, Achsen, Hintergründe, Farben, Titel). Die Dokumentation für JSON-Dateien ist allgemein in der Microsoft-Dokumentation verfügbar und Sie können Snippets zum Zusammenstellen von Power BI-Designs auf GitHub verwenden. Bereiten Sie ein Bild mit Hintergrund, Kopfzeile und Logo vor – auf diese Weise können Sie es als Leinwandhintergrund verwenden, anstatt es jedes Mal, wenn Sie eine neue Seite oder einen neuen Bericht erstellen, aus Blöcken zu erstellen.

Farben sollten die Geschichte unterstützen und ein guter Kontrast ist der Schlüssel. Lassen Sie die Bedeutung einer Farbe im gesamten Bericht gleich. Stellen Sie sich vor, Sie bereiten ein Sprint-Burn-up-Diagramm vor, um zu visualisieren, wie viele Tasks Sie noch zu erledigen haben. Verwenden Sie denselben Farbsatz für den Status in anderen Visuals und Berichten – Ihre Zielgruppe muss nicht herausfinden, was eine bestimmte Farbe in einem bestimmten Diagramm bedeutet. Wenden Sie die gleiche Technik an, um Zahlen und Datumsangaben zu formatieren.

Nutzen Sie so viele sofort einsatzbereite Funktionen wie möglich, da sie während des gesamten Produktlebenszyklus gut entwickelt, getestet und unterstützt werden. Wenn Sie Ihre Datenschnitte ausblenden möchten, können Sie den Filterbereich in Power BI verwenden, anstatt eine Gruppe von Datenschnitten mit einem Lesezeichen zu haben, um diese Gruppe auszublenden.

Feedback

In den meisten Fällen haben Sie kein Designteam, das die visuelle Seite des Berichts für Sie vorbereiten könnte – sie geben Ihnen keine Schriftarten, Farben, Grafiken oder Ratschläge. Höchstwahrscheinlich müssen Sie alles selbst erledigen. Daher ist es ratsam, Ihren Kunden oder Endbenutzer in die Designvorbereitung oder -implementierung einzubeziehen, denn je früher Sie sein Feedback erhalten, desto geringer sind die Änderungskosten.

Vielleicht möchten Sie auch wissen, was Ihre Endbenutzer über den Bericht denken, welche Funktionen ihnen gefallen oder was sie hinzufügen oder ändern würden. Es kann eine gute Idee sein, einen einfachen Fragebogen vorzubereiten, der mit dem Bericht verknüpft ist, damit Sie die Antworten überprüfen und die weitere Entwicklung planen können.

Fügen Sie schließlich eine Info-Seite mit der Unternehmensbeschreibung, der Versionsnummer und Informationen darüber hinzu, wie oft der Bericht aktualisiert wird. Auch ein Änderungsprotokoll (als Link zu einer separaten Seite oder zu einem Dokument) ist eine Überlegung wert, insbesondere wenn sich der Inhalt des Berichts ändern sollte. Fügen Sie auch Kontaktinformationen für Fragen, das Melden von Problemen und das Einreichen neuer Ideen hinzu.

Fazit

Das Erstellen eines Berichts mag einfach erscheinen, schließlich sind zum Erstellen eines Diagramms nur wenige Klicks erforderlich. Der schwierige Teil besteht darin, die Endbenutzer und ihre Bedürfnisse im Auge zu behalten. Denken Sie daran, dass der Bericht nicht für Sie bestimmt ist, sondern für andere Personen, die am Ende des Tages Entscheidungen auf der Grundlage der Daten treffen, die Ihr Bericht enthält. Die Berücksichtigung der Best Practices für Power BI, die ich in diesem Artikel erwähnt habe, hilft Ihnen beim Erstellen von Berichten, welche die Benutzer beim Erreichen ihrer Ziele unterstützen.

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Urszula Pukalska BI Analyst

Ula ist begeistert vom Einsatz von Datenvisualisierung und visueller Analyse als Tool, um Projektteams bei ihren Entscheidungsprozessen zu unterstützen. Sie verfügt über mehr als 10 Jahre Erfahrung in der Softwareentwicklung und im Projektmanagement. In ihrer Freizeit liest sie gerne Artikel über Raumplanung und moderner Architektur.

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