Process Mapping — Tipps & Tricks 

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist Process Mapping? 
2. Die Vorteile von Process Mapping 
3. Was sollten Sie wissen, bevor Sie starten?
4. Tipp #1: Ready, Set, Draw! 
5. Tipp #2: Das Diagramm verfeinern 
6. Tipp #3: Potenzielle Risiken und wie man diese angeht
7. Zusammenfassung

Was ist Process Mapping? 

Wenn Sie an einem Projekt arbeiten, kann eine genaue Sichtbarkeit des gesamten Prozesses einen erheblichen Unterschied machen und Ihnen helfen, die richtige Perspektive für Ihre Arbeit zu erhalten. Process Mapping bietet in dieser Angelegenheit eine hervorragende Unterstützung. In diesem Artikel möchte ich das Konzept und seine Anwendung in meiner täglichen Arbeit beschreiben.

 Vor einigen Wochen hörte ich in einem meiner Lieblings-Podcasts (PM Happy Hour) den Ausdruck: „Clarity Junkies“, von dem ich glaube, dass er mich und wahrscheinlich viele andere Business Analysts (BAs) perfekt beschreibt. Ich muss die Dinge sortieren, genau verstehen und Klarheit in meiner Lösung haben. Dies ist wahrscheinlich der Grund, warum es ein Tool gibt, das einen erheblichen Einfluss auf meine Arbeit hat. Dies wird als Prozesszuordnung bezeichnet und ermöglicht die Visualisierung und Analyse von Prozessen. Sie können sagen, dass dies nichts Neues ist, ein altes Waterfall-Tool. Aber nur weil etwas "alt" ist, heißt das nicht unbedingt, dass es "nicht anwendbar" ist. Es ist genau das Gegenteil. Process Mapping ist eine großartige Möglichkeit, die Prozessschritte visuell zu beschreiben, sie in den Kontext von Akteuren zu stellen, eine Hypothese zu überprüfen und Lücken schnell zu identifizieren. Es hilft mir, mich schnell mit einem Projekt vertraut zu machen. Dies ist auch ein guter Test für mein Wissen über eine bestimmte Lösung und ein nützliches Werkzeug, um Prozesse zu verfeinern.

 Ich möchte einige Tipps und meine Erfahrungen mit der Prozesszuordnung mit Ihnen teilen. Ich zeige Ihnen auch ein Beispiel für eine Prozessvisualisierung vom Entwurf bis zu einem fertigen Diagramm. Ich hoffe, dass dieser Artikel Sie dazu ermutigt, dieses Tool zu verwenden, und dass auch Sie alle damit verbundenen Vorteile sehen. Viel Spaß! 

Fig. 1. Beispiel von Process Mapping - vom Draft zum fertigen Diagramm.

 Die Vorteile von Process Mapping 

Ich habe das Gefühl, dass es einige sich wiederholende Gründe gibt, warum dieses Tool nicht verwendet wird. Meiner Meinung nach ist keiner dieser Gründe stark genug, um die Vorteile der Prozessvisualisierung überhaupt in den Schatten zu stellen. Lassen Sie mich erklären, warum: 

• Der erste typische Grund ist, dass für solche Dokumente kein Platz ist, wenn Sie in einer agilen Umgebung oder einem Scrum-Framework arbeiten.

Sie sollten immer bedenken, dass Agile Sie niemals dazu drängt, keine Dokumentation zu erstellen - es geht um das richtige Maß. Neue Ansätze machen die vorhandenen Tools nicht ungültig, sondern können ihre Anwendung verbessern und sie in einen neuen Kontext stellen. Es ist immer gut, neue Methoden auszuprobieren, Ansätze zu vermischen und Ihre Toolbox weiter auszubauen. Sie können jedoch auch versuchen, die Tools, welche Sie bereits verwenden oder verwendet haben, in neuen Kontexten oder Projekten anzuwenden (z. B. sie für verschiedene Stakeholder verständlicher zu machen und die Kommunikation mit Ihren Kunden zu verbessern – bedeutet das nicht Agile?).

•  Der zweite beliebte Grund bezieht sich auf ein allgemeines Sprichwort der BAs: „Verfassen Sie keine Dokumente für sich selbst“.

In den meisten Fällen ist es richtig - wir erstellen Dokumente, um unserem Team und unseren Stakeholdern ein besseres Verständnis unserer Lösung zu ermöglichen. Aber wenn Sie zusätzliche Dokumente nur für sich selbst benötigen – vielleicht, um Ihre Gedanken zu ordnen oder Ihr Verständnis für die Lösung zu vertiefen, warum nicht? Selbst wenn Sie der Meinung sind, dass Stakeholder es nicht benötigen, empfehle ich auch ihnen die Visualisierung zu zeigen. Sie werden überrascht sein, wie viele von ihnen tatsächlich daran interessiert sind. 

• Ein weiterer häufiger Grund ist, dass Sie die Notationssprache entweder nicht gut genug kennen oder, dass die Personen, mit denen Sie zusammenarbeiten, sie nicht kennen.

Es stellt sich heraus, dass Sie mit nur drei bis vier Formen viel erreichen können. Sie müssen nicht mit ausgefallenen Diagrammen mit vielen komplizierten Symbolen beginnen. Einer der größten Vorteile der Prozesszuordnung besteht darin, komplizierte Prozesse mit einfachen Diagrammen zu visualisieren und für alle verständlich zu machen, auch für Nicht-IT-Mitarbeiter. Dies ist eine große Hilfe bei der Bestätigung des Verständnisses des Prozesses oder des Datenflusses - ein Bild sagt mehr als tausend Worte. 

• Ein weiterer und häufiger Grund, auf den ich gestoßen bin, ist, dass die Leute glauben, die Lösung genau zu kennen und keine Visualisierung erstellen müssen.

Die Wahrheit ist: Wenn Sie den Prozess so gut kennen, dauert das Erstellen einer Prozessvisualisierung nur wenige Minuten. Es ist möglich, dass Sie, trotz Ihres Wissens, etwas Neues entdecken. Process Mapping kann auch ein guter Bezugspunkt sein, wenn eine neue Funktionalität eingeführt oder Änderungen im Prozess vorgenommen werden. Ein kurzer Blick darauf hilft Ihnen, potenzielle Risikobereiche und die Auswirkungen der Änderung zu identifizieren. Wenn Ihr Prozess oder Ihre Lösung mehr als ein Team betrifft, würde ich außerdem empfehlen, die Prozessvisualisierung allen zu zeigen und mit allen zu diskutieren. Es ist möglich, dass sie den Prozess anders durchführen, was zu einer Reihe von Problemen führen kann.

Ich hoffe, ich habe Ihre Zweifel geklärt, wann ein Prozess aufgezeichnet werden sollte (kurze Erinnerung: immer) und welche Vorteile die Prozesszuordnung für Sie haben kann. Wir können jetzt mit einigen Tipps fortfahren, bevor Sie mit der Erstellung Ihrer Visualisierung beginnen.

Was sollten Sie wissen, bevor Sie starten?

Bevor Sie mit der Erstellung einer Prozessvisualisierung beginnen, müssen Sie zwei wichtige Dinge tun. Wenn Sie diese beiden Grundlagen festlegen, sparen Sie viel Zeit und werden durch die nächsten Schritte geführt.

Als erstes müssen Sie das Ziel der Visualisierung definieren - hier kommt die Lieblingsfrage jedes BA - warum? Vielleicht möchten Sie ein Gebiet besser verstehen oder besser kommunizieren? Oder vielleicht müssen Sie Prozesslücken finden oder Änderungen innerhalb des Prozesses mit Ihrem CEO besprechen (oder Sie möchten einfach nur üben - all dies sind gute Ziele). Es gibt unzählige Gründe, warum und Sie sollten Ihre persönlichen sehr klar definieren, da es keinen Sinn macht, etwas zu tun, ohne den Zweck zu kennen.  

Die zweite Sache ist – kennen Sie Ihr Publikum? Bevor Sie mit dem Aufzeichnen einer Visualisierung beginnen, müssen Sie wissen, wer sie aus welchem Grund lesen wird (wenn Sie Ihre Stakeholder bis zu diesem Zeitpunkt im Projekt nicht identifiziert haben, wäre dies jetzt ein guter Moment). Um Process Mapping zu erstellen, die für Ihr Publikum nützlich ist, sollten Sie die folgenden Fragen beantworten:

• Ist der Inhalt der Prozessvisualisierung verständlich? Wird Ihr Wortschatz verstanden? Vielleicht ist es ein bisschen zu technisch oder Ihre Aussagen können falsch interpretiert werden, da sie verschiedene Bedeutungen haben? Verwenden Sie die Sprache der Leser? Verstehen sie die Sprachnotation und die von Ihnen verwendeten Symbole?
• In welchem Kontext wird Ihr Publikum das Diagramm betrachten? Welche Rolle spielen sie - wird die Visualisierung vom CEO, den Entwicklern oder dem Kundendienst gelesen? Was wird erwartet?

 Solche Informationen sind auch nützlich bei Projektbesprechungen, wenn Sie den Umfang besprechen oder über den Prozess sprechen. Personen, mit denen Sie sprechen, haben möglicherweise noch nicht an einem IT-Projekt teilgenommen, und der Ausdruck „Process Mapping“ kann sie sogar abschrecken. Wie Sie jetzt genau wissen, ist dies kein Grund, Ihr Vorhaben abzubrechen oder zu beenden. Sie müssen nur die Fähigkeit haben, es intelligent und richtig zu machen.

 Wenn Sie Ihr Ziel und die wichtigsten Stakeholder festgelegt haben, denken Sie auf jeden Fall daran. Es sollte Sie durch jeden Schritt führen, welchen Sie ausführen. Während Sie die nächsten Annahmen festlegen und die Prozesse aufzeichnen. Was müssen Sie noch wissen? Ich denke über Folgendes nach, bevor ich mit dem Process Mapping beginne:

• Der Umfang der „Karte“ und des Prozesses (jede Aktivität in Ihrem Diagramm sollte einen Einfluss auf Ihren Prozess haben und das Ziel widerspiegeln, das Sie erreichen möchten. Achten Sie darauf, keine unnötigen Aufgaben, Akteure oder Systeme einzubeziehen).
• Ein klarer Beginn und ein klares Ende des Prozesses (nichts vor oder nach diesen Ereignissen sollte einen direkten Einfluss auf Ihren Prozessablauf haben).
• Die Genauigkeit der Details, die Sie beibehalten möchten (der beste Ansatz besteht darin, die Granularität auf der gesamten Karte gleich zu halten).
• Akteure, d.h. wer an der Prozessausführung teilnimmt (wenn Sie keine Server oder IT-Systeme anzeigen müssen, tun Sie dies einfach nicht; es ist höchstwahrscheinlich nicht erforderlich, den Geschäftsprozess anzuzeigen, dies kann jedoch für Aufzeichnungen zur Systemintegration von entscheidender Bedeutung sein ).
• Black Boxes, deren Aktionen Sie nicht eindeutig angeben können, da die Verbindung zu Ihrem Prozess nur über Ein- und Ausgänge erfolgt. Sie müssen nicht genau wissen, was in ihnen geschieht (ein Beispiel kann ein Unternehmen sein, das nicht zu Ihrer Organisation gehört, liefert aber einige Informationen, die im Prozess notwendig sind).
• Wählen Sie eine Reihe von Symbolen mit ihrer Bedeutung oder eine Modellierungssprache (hier sollte die Kenntnis Ihrer Zielgruppe und Ihres Ziels ein entscheidender Faktor sein - wählen Sie keine Modellierungssprache, die niemand verstehen wird, nur weil sie ausgefallen ist). 

 Eine erwähnenswerte Sache ist, dass Sie nicht alle diese Dinge im Detail kennen müssen, bevor Sie mit dem Process Mapping beginnen. Sie können die nächste Annahme notieren und tatsächlich beginnen. Sie können sie nur auf einem hohen Level anzeigen. Während Sie die Visualisierung erstellen, sollten Sie ständig überprüfen, ob diese Annahmen zutreffen. Kommen wir also zum Kern der Sache und schauen uns Process Mapping genauer an.

 Tipp #1: Ready, Set, Draw! 

 Hier ist mein erster Tipp - bringen Sie es auf den Punkt und legen Sie los. Übertragen Sie Ihre Gedanken auf das Papier oder machen Sie es in elektronischer Form. Machen Sie sich bereit, da es wahrscheinlich chaotisch sein wird - es wird wahrscheinlich wie die Zeichnung Ihres Kindes aussehen und möglicherweise weit von der Klarheit und Struktur entfernt sein, nach der Sie zunächst suchen. Wenn es einfacher ist, starten Sie ohne Akteure und Pools oder Swimlane. Versuchen Sie, nicht in die Enge getrieben zu werden - wenn Sie sich über einen Schritt, den Namen einer Aktion, eine Entscheidung oder etwas anderes nicht sicher sind. Das ist derzeit nichts Schlimmes. Es ist einfacher und schneller, aus Ihrem unvollständigen Entwurf etwas zu machen, als an nichts zu arbeiten.

Um Sie ein wenig zu ermutigen, habe ich einen ersten Entwurf eines Verfahrens zur Bestellung einer Pizza erstellt. Das Ziel meiner Prozessvisualisierung war es, Ihnen, meinem Leser, zu zeigen, wie ich in meinem Lieblingsrestaurant eine Pizza bestelle. Im ersten Diagramm habe ich nur drei Formen verwendet. Im nächsten Schritt habe ich das Diagramm so geändert, dass es mit dem Geschäftsprozessmodell und der Notation (BPMN) übereinstimmt.

 

Fig. 2. Pizza-Bestellung als Draft kreiert mit draw.io mit drei Formen. 

 

 

Fig. 3. Pizza-Bestellung - BPMN

 

Wie Sie sehen, ist es alles andere als perfekt. Ich habe einige Kommentare hinzugefügt und den Pfeilen, Akteuren oder dem genauen Beginn und Ende des Prozesses nicht viel Aufmerksamkeit geschenkt. Ich folgte einfach meinem Instinkt und meinen ersten Gedanken. Erwähnenswert ist, dass ich meine Zeichnungen selten auf Papier beginne. Ich bevorzuge es, den ersten Entwurf mit einem Online-Tool wie draw.io zu erstellen, da es weniger chaotisch aussieht. Auf diese Weise kann ich mein Diagramm auch schneller verbessern, indem ich die vorhandenen Symbole verschiebe und neue hinzufüge.

Denken Sie auch daran, dass jeder Prozess auf viele Arten visualisiert werden kann. Sie wissen, was Sie erreichen und zeigen möchten. Bleiben Sie dem also treu, und Ihre Process Map wird in Ordnung sein. Gleiches gilt für die von Ihnen verwendeten Werkzeuge. Es gibt kein Tool oder Software, was verwendet werden sollte. Zum Beispiel benutze ich gerne drei oder vier Tools, die alle leicht zu erlernen sind. Es gibt viele kostenlose Online-Tools (wie draw.io oder cawemo.com).

Tipp #2: Das Diagramm verfeinern 

Wenn Sie die Schritte auf der Karte beim Erstellen des Entwurfs nicht überprüft haben, tun Sie dies jetzt. Gehen Sie jeden Schritt durch und überprüfen Sie noch einmal, ob Sie keine zusätzlichen Ein- oder Ausgänge benötigen oder ob Sie zusätzliche Überprüfungen oder Informationen von einem Dritten benötigen. Stellen Sie sicher, dass Sie alles haben, was Sie brauchen.

Als Nächstes möchte ich Akteure hinzufügen (falls ich dies zu Beginn noch nicht getan habe) oder überprüfen, ob ich keine zusätzlichen Rollen unterscheiden muss. Es ist auch hilfreich, weitere Fragen zu stellen. Versetzen Sie sich in die Position eines anderen und stellen Sie Fragen wie: „Wenn ich Pizza bestelle, bezahle ich immer mit Karte?“

Okay, wir haben also einen Entwurf des Prozesses - jetzt stellen wir sicher, dass alles klar ist. Das ist extrem wichtig. Tut mir leid zu sagen, aber niemand wird auf Ihre Process Map schauen, wenn sie wie ein großer Knoten aussieht. Wenn Sie diese unordentlich halten oder nicht genügend darauf achten, war alles umsonst.

Um Ihre Prozessvisualisierung zu verbessern und sie zu verfeinern, empfehle ich die folgenden Regeln zu befolgen:

• Geben Sie Ihr Bestes, um das Überschreiten von Linien zu vermeiden, da der Fluss dadurch sehr schwer zu lesen ist. (In den meisten Fällen sollten Sie dies vermeiden können. Wenn Sie es nicht können und sich Ihre Linien immer noch kreuzen, überprüfen Sie doppelt oder sogar dreifach, ob die Schritte des Prozesses korrekt sind. Wenn ja, stellen Sie sicher, dass der Prozess selbst korrekt ist .)
• Stellen Sie sicher, dass Sie einen klaren Anfang und ein klares Ende des Prozesses unterschieden haben. Es kann keine Fragen zu Beginn und Ende Ihres Prozesses geben, es muss 100% offensichtlich sein.
• Wenn Sie Ihre Formen organisieren möchten, behalten Sie sie auch horizontal und vertikal in der gesamten Process Map bei. Wenn Sie Ihre Visualisierung aus der Ferne betrachten, sollten Sie Linien und die Struktur Ihres Diagramms sehen können.
• Verwenden Sie Kommentare nicht zu häufig, da sie sonst die Process Map schwer lesbar machen. Persönlich möchte ich ein oder zwei Kommentare dazu hinzufügen, wenn ich dies für notwendig halte, aber versuche, es nicht zu übertreiben. Wenn Sie viele davon verwenden müssen, kann dies ein Zeichen dafür sein, dass Sie Ihre Visualisierung oder Ihren Prozess überdenken sollten.
• Verwenden Sie nicht zu viele Farben. Unterschiedliche Farben haben für unterschiedliche Personen unterschiedliche Bedeutungen, dies kann irreführend sein. Und tatsächlich kann die Verwendung vieler Farben es unordentlicher machen. Ich bin ein Fan von Schwarz-Weiß-Diagrammen.
• Formatieren Sie alle Elemente im gleichen Stil. Es geht auch darum, alle Formen gleich groß zu halten (ein Schritt des Prozesses sollte auf der Karte nicht größer erscheinen, nur weil Sie mehr Wörter benötigen, um sie zu beschreiben). Halten Sie außerdem den Abstand auf der gesamten Karte gleich. 

Wenn Sie jeden Schritt bis zu diesem Zeitpunkt abgeschlossen haben, sollte sich Ihre Karte erheblich verbessert haben. Gedulden Sie sich, manchmal mache ich ein paar Versuche, um eine gute Visualisierung zu erstellen.

Hiermit möchte ich auf meinen Prozess der Bestellung einer Pizza zurückkommen und Ihnen zeigen, wie sie verbessert werden kann. Zunächst habe ich den Beginn des Prozesses angepasst - es stellte sich heraus, dass ich eine Pizza nur bestelle, wenn ich Gäste habe. Ich muss zugeben, dass ich das Restaurant nie angerufen und die Bestellung storniert habe, als die Lieferung voraussichtlich länger als eine Stunde dauerte. Ich habe nicht überprüft, ob eine solche Stornierung überhaupt möglich wäre. Dies ist ein gutes Beispiel für Dinge, die es wert sind, untersucht zu werden, um Klarheit im Prozess zu haben und Ihre Annahmen in Frage zu stellen. Schließlich habe ich beim Zusammenführen Gateways hinzugefügt. Ich finde es besonders in alternativen Abläufen nützlich, da es unterstreicht, dass es mehr als eine Möglichkeit gibt, die Sie zu einem bestimmten Schritt führen kann. Zu guter Letzt habe ich Akteure und gepunktete Linien hinzugefügt, um zu zeigen, wann die Kommunikation zwischen mir und dem Restaurant stattfindet.

 

Fig. 4. Pizza-Bestellung - bearbeitet 

 

Wenn Sie die neue, verbesserte Prozessvisualisierung mit der ersten Skizze vergleichen, sieht es möglicherweise so aus, als ob einige Symbole übersehen wurden oder als ob die verbesserte Karte nur aus einem Teil des in der Skizze dargestellten Prozesses bestand. Schauen Sie genauer hin - beide beschreiben genau den gleichen Prozess. Die zweite Version ist einfach leichter zu lesen, weil es gut organisiert ist.

 Tipp #3: Potenzielle Risiken und wie man diese angeht

Nachdem ich mehrfach Diagramme erstellt und andere beim Erstellen beobachtet habe, sind mir einige Probleme aufgefallen, die wiederholt aufgetreten sind. Diese Art von Problemen sollten immer eine Warnung sein, die Sie dazu bringt, das Erstellen anzuhalten und zu überdenken. Lassen Sie uns diese Risikozeichen durchgehen.

Sie haben Probleme, wenn Sie eine Notation verwenden, die Sie nicht sehr gut kennen, und es gibt keinen Experten, der Ihnen bei der Überprüfung Ihres Diagramms helfen kann. Es ist gut, etwas Neues auszuprobieren, aber Sie sollten jemanden haben, der Sie unterstützt, Ihre Arbeit überprüft und Ihnen beim Lernen hilft. Andernfalls können Sie Ihre Leser irreführen und Verwirrung stiften - genau das versucht die Prozesszuordnung zu lösen. Sie müssen 100% sicher sein, welche Bedeutung jedes von Ihnen verwendete Symbol hat.

Wenn Sie glauben, den Prozess auswendig zu kennen, aber Schwierigkeiten haben, ihn im Diagramm zu visualisieren, sind Sie möglicherweise auch in Schwierigkeiten. Dies kann bedeuten, dass es leider noch Bereiche gibt, in denen Sie etwas tiefer graben müssen. Zweitens kann dies auch bedeuten, dass Ihr Prozess nicht gut strukturiert oder organisiert ist und Sie möglicherweise überdenken sollten, wie bestimmte Dinge getan werden. Hier würde ich empfehlen, einen Schritt zurückzutreten und mit Personen zu sprechen, die direkt in den Prozess involviert sind.

Sie sollten auch vermeiden, Ordnung zu schaffen, wo Chaos herrscht. Nicht jeder Prozess folgt einer definierten Reihenfolge von Schritten und bleibt immer gleich. Versuchen Sie nicht, dies zu erzwingen. Dies kann einen großen Einfluss auf das Lesen der Prozessvisualisierung haben und Ihre Stakeholder verwirren.  

Wenn Sie das von Ihnen verwendete Tool nicht leiden können, ist Ihre Process Map nicht so gut wie sie es sein könnte. Es gibt viele kostenlose, leicht zu erlernende Tools, die online verfügbar sind. Ich muss sagen, ich liebe cawemo.com wegen seiner minimalistischen Benutzeroberfläche und nützlichen Funktionen. Wenn Sie noch kein gutes Tool gefunden haben, probieren Sie es einfach mal aus.

 Sie sollten Ihre Aktionen auch überdenken, wenn Sie eine Visiualisierung erstellt und diese noch nie jemandem gezeigt haben. Ja, Sie können ein Dokument nur für sich selbst erstellen, es jedoch mindestens einer anderen Person zeigen, um den Vorgang anhand Ihrer Visualisierung zu erläutern. Selbst jemand außerhalb Ihres Teams hat gültige Fragen, kann Fehler oder bestimmte Verknüpfungen erkennen, von denen Sie sonst nichts wissen würden. Es macht den Unterschied, verschwenden Sie diese Vorteile nicht und versuchen Sie, Feedback zu erhalten.

Zusammenfassung

 Ich hoffe, dass Ihnen das Lesen dieses Artikels dabei geholfen hat, Ihr Wissen zu erweitern, Ihnen gezeigt hat, wie Sie von Process Mapping profitieren können, und Sie davon überzeugt hat, es in Ihrer täglichen Arbeit zu verwenden. Wenn Sie dieses Tool schon einmal ausprobiert haben, es aber nicht nützlich fanden, hoffe ich, dass dieser Artikel Ihnen gezeigt hat, dass es sich lohnt, es erneut zu versuchen - mit einer neuen Denkweise. Nicht nur als eine Reihe von Regeln oder Strukturschritten, die durchlaufen werden müssen. Sie sollten immer versuchen, sich selbst herauszufordern, neue Verwendungsmöglichkeiten für das Tool zu finden und es auf neue Weise zu erkunden. Sie werden sehen, welche enormen Auswirkungen dies auf Ihr Projekt haben wird.