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Smart Office – Neue Anforderungen an Büroräume

Business

11 Februar 2021 - 5 Minuten lesen

Smart Office
Susanne Kluka Content Marketing Specialist
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Trends Retail Stickyad

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Inhaltsverzeichnis

  1. Was bedeutet Smart Office?
  2. Smart Office Lösungen
  3. Projekt by Objectivity
  4. Zusammenfassung

Das Digital Office war der erste Schritt der Digitalisierung - viele Prozesse wurden und werden stetig digitalisiert und automatisiert. Danach folgte das Flexible Office, auch genannt das Mobile Office – Mitarbeiter müssen nicht mehr an einen bestimmten Ort gebunden sein. So kann man beispielsweise statt im Büro auch von Zuhause aus im Home-Office arbeiten. Und nun ist das Smart Office gefragt.

Was bedeutet Smart Office?

Viele kennen intelligente digitale Lösungen bereits aus dem privaten Wohnbereich. Diese digitale Vernetzung erleichtert den Alltag und garantiert eine erhöhte Sicherheit. So zum Beispiel IoT-Lösungen: Vernetzung, Fernsteuerung und Programmierung von Haushaltsgeräten wie Herd, Kühlschrank, Waschmaschine oder Kaffeeautomat. Ein beliebtes Szenario ist der zum Frühstück automatisch aufgebrühte Kaffee. Mittlerweile immer bekannter sind elektronische Türschlösser – ein kontinuierlicher GPS-Daten Austausch zwischen Smartphone und Türschloss macht es möglich. So kann man unter anderem auf seiner App eine Auto-Unlock Funktion einrichten und die Tür öffnet sich automatisch, sobald man in ihrer Nähe ist. Sehr praktisch, wenn man mit Einkaufstüten und/oder Kindern beschäftigt ist. Und die Türen lassen sich damit auch schließen, sobald man einen festgelegten Radius verlässt.

So ähnlich ist auch das Prinzip des Smart Office, nur dass andere Lösungen speziell für Bürogebäude eingesetzt werden. Merkmale von solch smarten Lösungen sind vor allem elektronische Komponenten und die Fähigkeit mit anderen Produkten oder dem Internet zu kommunizieren.

Smart Office beschreibt also das digital vernetzte Büroumfeld, welches smarte digitale Lösungen und Produkte im Bürogebäude einsetzt und auf die heutigen Anforderungen an Büroräume und eine moderne Arbeitsweise überträgt.

Vorteile

Kurz gesagt sollen Smart Offices Kreativität fördern, Arbeitsleistung steigern, Kosten senken und Ressourcen effizienter einsetzen. Dass durch die vielseitigen Gestaltungsmöglichkeiten der Digitalisierung im Büro, Produktivität und Kreativität der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen gesteigert werden, ist nicht von der Hand zu weisen. Zumal die Kommunikation vereinfacht und die Arbeitsabläufe effizienter gestaltet werden können. Die Sicherheit des Gebäudes wird durch die vielen Überwachungssysteme erhöht, dadurch dass direkt bei Auslösen des Warnsignals aufgrund von entdeckten Risiken der Sicherheitsdienst, die Feuerwehr und Polizei alarmiert werden. Ebenso rückt der Nachhaltigkeitsgedanke in den Vordergrund - Smart Offices gehen verantwortungsvoll und effizient mit Ressourcen um. Präsenzmelder erkennen, ob Räume nicht belegt sind und schalten selbstständig das Licht aus oder regeln Heizungs- und Klimaanlage herunter. Dadurch werden erhebliche Energiekosten eingespart. Intelligent eingesetzte Solaranlagen gehen noch einen Schritt weiter und produzieren sogar mehr Energie als das Gebäude selbst verbraucht.

Letztendlich sorgen die innovativen Lösungen nicht nur für Energieeinsparungen, sondern sehr wahrscheinlich werden diese Effekte ein enormes Einsparungspotenzial bezüglich Arbeitszeit und Arbeitsaufwand generieren.

 

Nachteile

Vorwiegend wird ein Gefühl der totalen Überwachung als Nachteil der smarten Lösungen in einem Büro genannt. Diesem Gefühl des Unwohlseins kann man mit gegenseitigem Vertrauen zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten entgegenwirken. Außerdem eine offene Kommunikation und eine klare Erläuterung der Smart Office Lösungen. Bei jeglichen Tracking-Funktionen sollten Mitarbeiter die Möglichkeit haben, selbst zu entscheiden, welche Informationen sie preisgeben möchten und welche nicht. In einer Welt, in der alles miteinander vernetzt ist, steht der Datenschutz an höchster Stelle. Unternehmen sollten daher garantieren, dass sie nur mit zertifizierten Partnern und Techniken zusammenarbeiten.

Smart Office Lösungen

Die verwendeten Technologien reichen von internetfähigen Druckern, bis zu digitalen Whiteboards oder Sitz-Steh-Tischen, welche Haltungswechsel nicht nur registrieren, sondern sich auch an diese erinnern. Daneben spielen gesamte Management- und Sicherheitssysteme eine wichtige Rolle.

Videoüberwachungen, Brandmeldeanlagen und Zutrittskontrollen kommunizieren schon miteinander und Unbefugten wird der Eintritt ins Büro verweigert. Präsenzmelder, welche Licht und Heizung regulieren, wurden bereits in den Vorteilen genannt.

Hier ein kleiner Auszug von Möglichkeiten:

Gebäudefunk (BOS), für eine sichere Kommunikation mit Feuerwehr, Polizei und Rettungsdiensten.

Sprachalarmanlagen (SAA) sind Lösungen zur Beschallung, Alarmierung sowie Evakuierung.

ICT-Lösungen (Informations- und Kommunikations-Lösungen) ermöglichen eine effiziente Zusammenarbeit unter Mitarbeitern durch beispielsweise Cloud-basierte Dokumenten-Management-Systeme.

Aber das intelligente Büro soll den Mitarbeitern mithilfe flexibler Arbeitsplatz-Konzepte auch zu mehr Kreativität und einer gesteigerten Arbeitseffizienz verhelfen. Sobald eine Person ihren Platz betritt, geht zum Beispiel das Licht automatisch an. Dabei können Helligkeit und Farbe des Lichts nach Wunsch automatisch definiert werden. Das individuelles Einstellen der Raumtemperatur ist ebenso möglich. Besonders interessant ist, dass sich die Technologie die bevorzugten Einstellungen eines jeden Nutzers merkt, diese gleichzeitig der Umgebung anpasst und damit das Wohlbefinden des Mitarbeiters positiv beeinflusst.

Smart Offices bestehen aus geschlossenen und offenen Raumelementen, welche sich leicht verändern lassen. Offene Gemeinschaftsflächen sollen innovative Ideen und Kreativität, sowie Teamwork fördern. Gleichzeitig dienen geschlossene Räumflächen dem Einzelnen als Konzentrationsbereiche oder für Telefonate. Diese Räumlichkeiten lassen sich auch perfekt mit einer kompletten In-House-Navigation organisieren, womit innerbetriebliche Raumreservierungen möglich sind und nicht nur der Mitarbeiter davon profitiert, sondern das gesamte Unternehmen.

Projekt by Objectivity

Objectivity hat eine Arbeitsplatzmanagement und Buchungssoftware entwickelt, welche effizientes und flexibles arbeiten ermöglicht. Mit HotSeats hat man die Möglichkeit für sich oder einen Kollegen einen Arbeitsplatz zu buchen. Dazu wird ein beinruckendes 3D Modell des Büros dargestellt, um mithilfe eines beeindruckendem 3D-Modell des Büros und einer browserbasierten Lösung für IOS und Android einen Schreibtisch bei der Ankunft im Büro zu beanspruchen. Der Administrator kann Anwesenheiten in den Büroräumen prüfen und verwalten, sowie Daten sammeln, um fundierte Managemententscheidungen basierend auf der Büronutzung zu treffen. HotSeats enthält eine moderne Anzeige der Schreibtische auf einem 3D-Grundriss und die Option zwischen den Etagen zu wechseln. Dank eines Filters haben Nutzer auch die Möglichkeit über Standort und Merkmale nach Arbeitsplätzen zu suchen und diese für denselben Tag oder bis zu 7 Tage im Voraus zu buchen. Objectivity hat auch an Mitarbeiter gedacht, die eine Ad-Hoc Reservierung benötigen. Dies kann durch Scannen des am Schreibtisches angebrachten QR-Codes ganz einfach gelingen. Bei Interesse kontaktieren Sie gerne unseren Hot Seats Experten Markus Tautz unter [email protected]

Zusammenfassung

Es gibt bereits einiges an Technologie-Lösungen für ein smartes Büro. Aber in Hinblick auf die jüngere Generationen und die Start-Up-Szene sehen wir definitiv, dass die Nachfrage nach Smart Offices in den nächsten Jahren weiterhin zunehmen wird. Wenn allerdings in Betracht gezogen wird, dass die Digital Natives noch am Beginn ihres Arbeitslebens stehen, kann davon ausgegangen werden, dass sich die Entwicklung nochmals beschleunigen wird. Dabei werden dann nicht nur Smart Offices, sondern vermehrt auch intelligente Gebäude eine Rolle spielen. So wie das Anfang 2020 eröffnete Cube Berlin, genannt auch der gläserner Stadtbaustein und das smarteste Gebäude Europas.

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Susanne Kluka Content Marketing Specialist
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