So teilen Sie Power BI-Berichte – angepasst an die Bedürfnisse der Endbenutzer

In meinen ersten Projekten war die gemeinsame Nutzung von Power BI-Inhalten mit Endbenutzern einfach – ich erstellte Berichte und fügte den Zugriff auf einen bestimmten Bericht oder Arbeitsbereich, durch einzelne geschäftliche E-Mails, hinzu. Mit der Zeit wurden aus einem Bericht viele Berichte und es war notwendig die Verteilungsmethode auf Apps umzustellen. Dies ermöglichte mir im Wesentlichen mehrere Berichte auf einmal zu teilen, ohne einzelnen Benutzern Zugriff auf den Arbeitsbereich gewähren zu müssen – ein kompletter Wendepunkt für mich zu dieser Zeit.

Da Microsoft weiterhin neue Funktionen innerhalb Power BI veröffentlicht (und andere verwirft), nimmt die Anzahl der Optionen zur Verteilung an die Benutzer im Allgemeinen zu. Wie Endbenutzer auf Power BI-Inhalte zugreifen, kann in vielen Projekten nicht geplant sein – in vielen Fällen ist eine App oder ein Bericht der richtige Ansatz. Trotzdem sollten alternative Optionen nicht außer Acht gelassen werden, z. B. wenn der Rahmen des Endbenutzerverbrauchs bereits etabliert ist (z. B. ein interner SharePoint oder ein kundenorientiertes Portal) oder wenn der Bericht einen URL-Filter benötigt.

Anzumerken ist, dass Power BI als Tool statt Berichte auch direkt Daten liefern kann. Das Self-Service-Modell kann Endbenutzern, die sich mit Power BI auskennen, einen stark personalisierten Ansatz bieten. In diesem Artikel werde ich nicht darauf eingehen, aber es ist wichtig sich daran zu erinnern, dass eine solche Option existiert.

Was ist der Umfang der Inhaltsbereitstellung?

Die Inhaltsbereitstellung oder auch Content Delivery Scope ist Microsofts Art und Weise der Ausrichtung, wer für wen Inhalte erstellt. Hierfür gibt es vier verschiedene Ebenen:

Diese Unterscheidung ist auf allen Ebenen erforderlich – ein Bericht, der von einem Datenanalysten für den persönlichen Gebrauch erstellt wird, unterscheidet sich erheblich von einem Bericht auf Unternehmensebene. Normalerweise werden die beiden auch durch unterschiedliche Lizenzen eingeschränkt.

Der Klassiker – Berichte, Apps und Workspace

Zu Beginn jeder Power BI-Reise werden Sie unweigerlich auf Ihren eigenen Arbeitsbereich (Workspace) stoßen. Hier werden die Inhalte im Power BI-Dienst gehostet und auf persönlicher, Team- oder Abteilungsebene verwendet. Rollen in den Arbeitsbereichen können zugewiesen werden, um die Sicherheit auf dieser Ebene zu verwalten. Aber normalerweise wird der Zugriff nicht zum Bereitstellen von Inhalten verwendet und ist eher auf die Zusammenarbeit ausgerichtet. Um einen Arbeitsbereich freizugeben, muss der Nutzer entweder Administrator oder Mitglied sein, während die Rolle „Mitwirkender“ das Bearbeiten und Veröffentlichen von Berichten ermöglicht. Wenn wir so etwas wie Row-Level Security verwenden, müssen Benutzer dem Arbeitsbereich mit der Viewer-Rolle (Anzeigender Benutzer) hinzugefügt werden. Sobald die Benutzer Teil einer Azure Directory-Gruppe mit höherem Zugriff sind, werden ihre Daten nicht eingeschränkt, da der Zugriff innerhalb von Power BI additiv funktioniert.

Von einem Arbeitsbereich aus erfolgt die Bereitstellung von Inhalten normalerweise über die Freigabefunktion oder über Apps. Die Freigabe ist eine intuitive Möglichkeit, Zugriff auf einen in der Power BI-Onlineumgebung veröffentlichten Bericht zu gewähren. Außerdem sind Apps eine großartige Möglichkeit, mehrere Berichte zu gruppieren und sie als eigenständige Webressource freizugeben, bei der der Benutzer nicht in der Power BI-Umgebung navigieren muss. Das Teilen ist besser für kleinere Zielgruppen geeignet, während Apps besser für größere geeignet sind. Dies liegt im Design – Apps dienen zum Verteilen von verpackten Inhalten und können von Benutzern unabhängig gefunden werden, sobald sie innerhalb einer Organisation über den Power BI-Dienst veröffentlicht werden.

Die Freigabe eines Berichts oder einer App erfolgt über folgende minimale Anforderung:

1. Sowohl der Teilende als auch der Empfänger benötigen eine Power Bi Pro-Lizenzierung,
2. Power BI-Inhalt muss sich in der Premium-Kapazität befinden.

 

Diese Anforderung gilt unabhängig davon, wie der Bericht geteilt wird und kann daher ein wichtiger Aspekt der Lizenzierungsstrategie sein. Die Premium-Kapazität ist mit erheblichen Kosten verbunden und wenn ein Unternehmen klein ist, könnte eine Power Bi Pro/Premium-Lizenz pro Benutzer der richtige Weg sein. Es ist auch möglich, dass Benutzer im Unternehmen bereits eine Microsoft E5-Lizenz besitzen, die automatisch Power BI Pro enthält. Ein Lizenzierungsschema pro Benutzer könnte jedoch teurer sein, wenn es eine große Anzahl von Benutzern gibt, daher ist es wichtig die richtigen Power BI unterstützenden Lizenzen zu besitzen.

Das Statische – PDFs und E-Mails

Möglicherweise haben Sie bereits von paginierten Berichten gehört, welche die Antwort von Power BI auf den Bedarf von gedruckten Berichten/Dokumenten sind. Es wird mit seiner eigenen Software geliefert – dem Power BI Report Builder und ist ein Tool, das für druckbare Berichte optimiert ist. Paginierte Berichte sind eine Premium-Funktion, daher könnten Sie geneigt sein, die PDF-Exportfunktion in Kombination mit Power Automate zu verwenden, um somit eine geplante E-Mail zu versenden.

Obwohl einige der besten Funktionen in Power BI aus der Interaktivität stammen, gibt es auch verschiedene Anwendungsfälle für statische Berichte, darunter:

1. Wöchentliche finanzielle Updates,
2. Zusammenfassungen,
3. E-Mail-Abonnements,
4. Benachrichtigungen bei der Aktualisierung von vorhandenen Berichte.

Die Verteilung von Power BI-Berichten als PDF erfordert die Berücksichtigung einiger Aspekte. Es kann hilfreich sein, den Power BI-Bericht so zu strukturieren, dass er auf das A4-Format passt, obwohl PDFs im Querformat auch generiert werden können, wenn der Bericht im Standardmaßstab 16:9 vorliegt. Darüber hinaus können Endbenutzer PDFs direkt aus dem Bericht oder Arbeitsbereich herunterladen, aber sie möchten vielleicht auch einfach eine geplante E-Mail mit neuen Daten.

Verwenden Sie zu diesem Zweck am besten entweder die Abonnementfunktion oder Power Automate. Damit kann ein Screenshot einer Berichtsseite in ein PDF umgewandelt und per E-Mail versendet werden. Abonnements sind eine weitere Premium-Funktion und ermöglichen es Benutzern oder AD-Gruppen, einem „Abonnement“ eines Berichts hinzugefügt zu werden und dessen PDF-Version zu erhalten. Es gibt einige Einschränkungen, wie z. B. Lizenzierung, aber auch einen Mangel an Flexibilität – die E-Mail ist sehr einfach und kann nicht an Ihre Präferenzen angepasst werden. Daher ist die Verwendung von Power Automate zum Erstellen der PDF-Datei und das Senden einer vollständig angepassten E-Mail möglicherweise eine Option, die Sie in Betracht ziehen sollten.

Einbetten – Webseiten und Portale

Als Feature ermöglicht Power BI die Einbettung in Webseiten oder Portale, sei es ein internes HTML-Portal, eine SharePoint-Seite oder sogar eine modellgesteuerte App (Teil von PowerApps). Dies kann besonders nützlich sein, wenn der Bericht nicht nur ein eigenständiges Tool, sondern Teil einer integrierten Umgebung ist. Nehmen Sie ein in modellgesteuerten Apps integriertes Preistool, bei dem ein Endbenutzer einen Warenkorb auswählt, dessen Preis neu festgelegt werden soll. Während des Prozesses könnte ein eingebetteter Power BI-Bericht URL-Filter verwenden, um weitere Informationen zu diesen Elementen anzuzeigen. Power BI kann sowohl eine URL als auch einen iFrame-Code zum Einbetten in HTML-Code erstellen.

Warum sollten Sie einen Bericht oder eine Anwendung in eine Website einbetten? Ein Grund ist, mit den URL-Filtern die Interaktivität innerhalb eines Portals sicherzustellen. Wenn die Website ein fester Bestandteil der organisatorischen Infrastruktur ist, kann ein eingebetteter Bericht die Benutzererfahrung verbessern, da alle Informationen an einem Ort verfügbar sind.

Microsoft Teams und PowerPoint

Es gibt einige einfache Gründe, warum Sie Power BI in MS Teams einbetten möchten, aber um eine solche Entscheidung zu rechtfertigen, muss die ausgewählte Benutzergruppe in Teams aktiv genug sein. Dies gilt insbesondere dann, wenn die Benutzergruppe nur wenige Berichte verwendet und ansonsten nicht auf den Power BI-Dienst zugreift. Durch die Einbettung in Teams können dann kleinere Gruppen oder ganze Abteilungen schnell auf Daten zugreifen und insbesondere die Power BI-native Chat-Funktion nutzen, um Kommentare im Bericht zu hinterlassen.

Power BI kann auf zwei verschiedene Arten in MS Teams eingebettet werden. Der gesamte Onlinedienst kann als Power BI Teams-App (nicht zu verwechseln mit den Power BI-Berichts-Apps) in Ihren Hauptnavigationsbereich eingebettet werden, solange dies vom Teams-Administrator zugelassen wird. Dies nimmt im Wesentlichen die Online-Umgebung und fügt sie in Ihr Teams-Programm ein, was sich insgesamt nicht allzu sehr von der Verwendung Ihres Browsers unterscheidet. Der Hauptunterschied hier sind Benachrichtigungen, da Sie in Ihren Teams-Benachrichtigungen/-Feeds Power BI-bezogene Informationen wie freigegebene Berichte, Zugriffsanfragen und Power BI-Ziele sehen können. Dies wäre am nützlichsten für interne Administratoren von Power BI oder Endbenutzer, die speziell die Scorecard/Goals-Funktion verwenden.

Die andere Möglichkeit besteht darin, bestimmte Berichte in Registerkarten einzubetten. Registerkarten gibt es sowohl in Chats als auch in Kanälen, und durch das Einbetten des Berichts auf diese Weise können Endbenutzer schnell auf die relevanten Informationen zugreifen. Dies hängt jedoch auch davon ab, wie sehr sich die Organisation auf Teams verlässt – wie bereits erwähnt, wird der Zugriff auf den Bericht über den Browser möglicherweise für einige Benutzer bevorzugt, die nicht an Teams gewöhnt sind.

Neben Teams bietet Microsoft nun auch die Möglichkeit, einen Power BI-Bericht in eine PowerPoint-Präsentation einzubetten. Bisher mussten Referenten zwischen den beiden Tools wechseln, aber mit der neuen Funktion kann direkt aus der Präsentation auf den Power BI-Bericht zugegriffen werden. Dies ist derzeit als Add-In verfügbar und muss daher für Ihre Organisation aktiviert werden.

Das Hinzufügen eines Berichts zu PowerPoint ist dem Einbetten von Power BI-Berichten in Webseiten sehr ähnlich. Es wird eine URL generiert, die in das PowerPoint-Add-In eingefügt wird. Der Bericht kann in einer bestimmten Ansicht eingefroren werden, um ihn in einem Zustand ohne automatische Datenaktualisierungen zu speichern, und im Fall von importierten Daten kann der Power BI-Bericht über das PowerPoint-Add-In aktualisiert werden. Die PowerPoint-Funktion ist eindeutig auf Demonstrationen von vollständig produzierten Berichten ausgerichtet, aber es besteht die Möglichkeit, diese Demos nahtlos zu gestalten.

Abschließende Gedanken

In diesem Artikel habe ich einige verschiedene Optionen zum Teilen von Power BI-Berichten erläutert - vom direkten Zugriff über eine geplante E-Mail mit einem statischen PDF, bis hin zur Einbettung in Webseiten, Portale, Teams und PowerPoint. Es gibt verschiedene Anwendungsfälle für all diese Optionen und es ist wichtig zu beachten, dass Power BI einfach ein Tool ist, und wenn Sie seine Möglichkeiten verstehen, können Sie es voll ausschöpfen. Ich hoffe, dass der Artikel Ihnen helfen wird Ihre zukünftigen Power BI-Projekte erfolgreich zu planen und zu teilen.