Warum es sich lohnt in eine Cloud Content Management Lösung zu investieren

Inhaltsverzeichnis

1. Zu wem passt das Cloud Content Management?
2. Vorteile einer Cloud Content Management Lösung
3. Die wichtigsten Funktionen von Content Management in der Cloud
4. Fazit

Jedes Unternehmen muss seinen Content, also unternehmensbedingten Inhalt wie Informationen über Tätigkeiten und Prozesse in Form von Unterlagen und Dokumenten, aber auch Webseiten und anderen relevanten digitalen Inhalt verwalten. Dafür steht der Sammelbegriff „Content-Management“ (CM) und ein dementsprechendes System zur Archivierung und Organisation der digitalen Informationen ist heutzutage unumgänglich. Und auch die Meinung und Anforderungen der Kunden ist von großer Bedeutung.

Zu wem passt das Cloud Content Management?

Zu jedem Unternehmen, welches sich eine einfachere und schnellere Verwaltung wünscht, Content nahtlos in Geschäftsanwendungen integrieren will, nach Automatisierung strebt und neue Anforderungen schnell erfüllen möchte. Demnach passt es in jede Branche, jedes Unternehmen und jede Unternehmensgröße.

Der Kunde, wie wir ihn heute kennen, erwartet relevante und personalisierte Angebote über alle digitalen Touch-Points hinweg. Sie erwarten auch, dass Unternehmen schnell und agil auf Trends und neue Technologien reagieren und ihre Daten schützen.

Mit einer traditionellen On-Premise-Lösung ist das nur schwer zu erreichen und nicht in der von Kunden erwarteten Umsetzungsgeschwindigkeit möglich.

Neben der klassischen Dokumentenverwaltung gehören auch Tools rund um Produktivität und Geschäftsprozesse zu den Leistungen einer Content Service Plattform. Typisch ist, dass sie auch mobil und geräteunabhängig genutzt werden können und in gewisser Weise Enterprise-Content-Management-Systeme ablösen.

Vorteile einer Cloud Content Management Lösung

In Digitalisierungsstrategien sind Content Management Systeme (CMS) nicht mehr wegzudenken. Viele Unternehmen betreiben noch heute ihr CMS im eigenen Rechenzentrum, allerdings ermöglicht die Cloud eine vereinfachte Verwaltung und Wartung, sowie bessere Skalierbarkeit – und dies zu geringeren Kosten. Außerdem hilft die Cloud dabei den Wandel zur Digitalisierung schneller zu meistern.

Cloud Content Management befasst sich damit, wie Inhalte verwaltet, geschützt, gesteuert und verwendet werden, um den Workflow innerhalb und außerhalb einer Organisation zu ermöglichen. Es enthält Datenfreigabe, Speicherung, Organisation von Dateien, Zugriffs- und Berechtigungssteuerung und die Möglichkeit, mehreren Personen gleichzeitig die Zusammenarbeit zu ermöglichen.

Eine tolle Möglichkeit sind Cloud-Content-Services. Die Grundlage der neuen Generation von Cloud-Content-Services ist eine Kombination aus Microservices und Containerisierung. Sie werden als integrierte Content-Management-Produktsuite oder als separate Anwendungen bereitgestellt, die gemeinsame APIs und Repositories nutzen. Content-Services können mit jeder Art von Inhalt und jedem Gerätetyp umgehen. Und sie können an jeden geschäftlichen Anwendungsfall individuell angepasst und direkt in die Geschäftsanwendungen der Unternehmen integriert werden. Und Microservices zerlegen die monolithischen Content-Management-Lösungen der Vergangenheit in kleinere Komponenten und Funktionen. Auf diese Weise bricht Content Management in der Cloud die Informationssilos auf und entlastet die Mitarbeiter bei der Verwaltung von jeglichem Inhalt, während die Zugänglichkeit und der Wert der Unternehmensinhalte deutlich erhöht werden. Was zu gesteigerter Effizienz und Motivation der Mitarbeiter führt.

Sie entgehen Compliance-Gefahren, Sicherheitsrisiken und Wartungsaufwand. Denn Sie nutzen die ständig aktualisierten Anwendungen in der Cloud als einen Service. Unterschieden werden neben Software-as-a-Service (SaaS), Infrastrukturen-as-a-Service (IaaS) sowie Platform-as-a-Service (PaaS).

Auch die Modernisierung der Legacy-Systeme durch Migration in die Cloud ist als Vorteil erwähnenswert.

Die wichtigsten Funktionen von Content Management in der Cloud

Jedes CMS sollte in der Lage sein Unternehmenscontent zu sammeln, zu speichern, zu managen, sofort bereitzustellen und alle Veränderungen an Inhalten zu steuern. Es gibt allerdings noch Funktionen, welche über das grundlegende Content Management hinausgehen:

• Verfügbarkeit: Es geht nicht nur darum wo und wann Inhalte bereitgestellt werden, sondern wie! Dazu gehören angepasste Benutzererfahrung und Personalisierung.
• Automatisierung: Prozesse und Content sollten zusammengeführt werden und viele der manuellen Schritte können durch Automatisierung ersetzt werden.
• Datenschutz: Es ist wichtig darauf zu achten, dass ein Cloud Anbieter die globalen Sicherheits- und Datenschutzbestimmungen einhalten kann.
• Flexibilität & Skalierbarkeit: Die Menge an Inhalt und die Anzahl an Quellen wächst stetig, z. B. in den sozialen Medien.
• Intelligente Technologien nutzen: Die besten Cloud-Content-Management-Plattformen integrieren KI zur Automatisierung mit nativen Tools für maschinelles Lernen. Dies hilft sowohl der IT als auch Ihren Mitarbeitern, um z. B. Wiederherstellung oder Löschung von Inhalten zu automatisieren.

Fazit

Also, warum es sich lohnt in eine Cloud Content Management Lösung zu investieren?

Für ein kleines oder mittelständisches Unternehmen scheint vielleicht der Aufwand auf den ersten Blick groß – allerdings liegen die Vorteile auf der Hand: Compliance, Sicherheit, geringer Wartungsaufwand, digitalisierte Content-Verwaltung, erhöhte Produktivität, sichere Archivierung, weltweite Vernetzung von Mitarbeitern, Flexibilität und geringere Betriebskosten für IT-Systeme.

Die Studie „Digital Office im Mittelstand 2019“ des Branchenverbandes Bitkom fand heraus, dass immerhin 47 Prozent der über 600 befragten Unternehmen mit mehr als 20 Mitarbeitern nicht mehr ausschließlich auf Papier setzen, sondern organisieren und verwalten ihre Dokumente digital.

58 Prozent verwalten digitale Dokumente mittlerweile in der Cloud und parallel sank die Zahl der Unternehmen, die ihre Software im eigenen Unternehmen (On-Premises) betreiben von 59 Prozent auf 44 Prozent. Diese Studie zeigt ganz klar nicht nur einen Trend, sondern die Umsetzung der Digitalisierungs-Strategie.