Was die automatisierte Bestandsverwaltung für den Einzelhandel leisten kann

Inhaltsverzeichnis

1. Bestandsaufnahme im Einzelhandel
2. Warum brauchen Sie eine digitale und automatisierte Bestandsaufnahme?
3. Zusammenfassung

Ganz gleich, ob internationale Drogeriekette, weltweit bekannter Technikkonzern oder der Getränkemarkt von nebenan - zu jedem Geschäft gehört die Bestandsaufnahme und deren Verwaltung. Mit der Digitalisierung, sowie Verknüpfung verschiedenster Dienste und Techniken, ist es heutzutage nicht mehr notwendig, manuell Inventurlisten zu erstellen. Es gibt verschiedenste Möglichkeiten unter Verwendung von Software alle Bestandsinformationen schnell und einfach zu erfassen.

Doch das große Angebot an Systemen macht es vielen im Handel schwer, die richtige Wahl zu treffen. Nicht selten wird voreilig eine x-beliebige Retail-Logistiksoftware angeschafft. Besser ist es ein ausgearbeitetes Konzept zu erstellen, Empfehlungen zu beherzigen und Profis zu kontaktieren, die dabei helfen können den richtigen Weg für Sie zu finden.

Bestandsaufnahme im Einzelhandel

Die Abgabenverordnung verpflichtet in §140 und §141, und das Handelsgesetzbuch in §240 zur Durchführung einer Jahresinventur. Ohne diese Bestandsaufnahme des betrieblichen Vermögens ist kein Jahresabschluss für bilanzierende Unternehmen möglich. Der Stichtag dafür ist in den meisten Fällen der 31.Dezember. Aber nicht nur, weil es gesetzlich vorgeschrieben ist, sollten Bestandsaufnahmen auf Ihrer To-Do-Liste stehen, sondern auch, um frühzeitig auf Probleme aufmerksam gemacht zu werden und Warenschwund schnell entgegenwirken zu können, sowie Trends zu erkennen.

Traditionell wird die Bestandsaufnahme im Einzelhandel nach den Ladenöffnungszeiten erledigt, um zu garantieren, dass sich der Lagerbestand während der Aufnahme nicht verändert.

In Deutschland sind vier Arten des Warenabgleichs üblich, zwischen denen ein Unternehmen frei wählen darf:

1. Stichtagsinventur – ein festgelegter Tag, an dem alle Bestände erfasst werden. Der Eintrag kann um bis zu zehn Tage versetzt werden; ein großer Aufwand an Zeit und Personal.
2. Permanente Inventur – der Zeitpunkt der Inventur wird frei gewählt.
3. Verlegte Stichtagsinventur – bis zu drei Monate vor und zwei Monate nach dem Stichtag.
4. Stichprobeninventur – nur bei sehr vielen Lagerposten und einer digitalen Lagerverwaltung. Hochwertige Waren werden voll gezählt und für den Rest gelten zufällige Stichproben.

Doch ist es sinnvoll nur einmal pro Jahr eine Inventur durchzuführen? Bei größeren Händlern ist bereits eine monatliche Inventur üblich. Dies erleichtert den Aufwand und die Zentrale hat einen genauen Überblick der aktuellen Warenlisten. Die Bestandsverwaltung ist viel mehr als nur eine jährliche oder monatliche Zählung des Inventars.

Warum brauchen Sie eine digitale und automatisierte Bestandsaufnahme?

Ein gutes Retail-Management stellt sicher, dass alle wichtigen Bestandsinformationen leicht zugänglich sind und ermöglicht es dem Unternehmen mit maximaler Effizienz zu wirtschaften. Es ist nicht nur wichtig dem digitalen Wandel zu folgen und z.B. online Waren anzubieten, sondern auch den Einzelhandelsbetrieb hinter den Kulissen zu automatisieren. Digital, aber ohne Automatisierung verringert nur einen Teil des Zeitaufwands, ist daher nicht wirklich effektiv.

Eine effektive Bestandsverwaltung kann wichtige Fragen beantworten, wie z.B.:

• Welche Artikel müssen aufgefüllt werden?
• Wie viel mehr oder weniger Inventar wird benötigt?
• Was ist der meistverkaufte und welcher der am schlechtesten verkaufte Artikel?
• Gibt es genug Lagerbestand?
• Welche Artikel sollten schrittweise auslaufen?

Ähnlich wie die Vorteile eines Omnichannel-Kundenerlebnisses gegenüber einer Multichannel-Lösung, sollte auch hier die Vernetzung aller Bereiche in Betracht gezogen werden. Die gemeinsame Automatisierung im Einzelhandel umfasst Point-of-Sale (POS), Inventar und Bestellsoftware, die automatisch Verkäufe und Lagerbestände abbildet.

Vorteile der Automatisierung

• Genauigkeit

Ein klarer Vorteil ist die erhöhte Bestandsgenauigkeit. Wenn die Retail-Bestandsverwaltungs-Software in das POS-System integriert ist, wird die Bestandsaufnahme in Echtzeit an allen Standorten aktualisiert, ohne dass physische Zählungen durchgeführt werden müssen. Eine automatisierte Bestandsverfolgung reduziert menschliche Fehler.

• Berichterstattung

Um genauer zu sein, die Berichterstattung in Echtzeit - alle verfügbaren Artikel werden angezeigt. Vitalberichte, welche Lagerbestände, Kosten und Abweichungen anzeigen, sind direkt verfügbar.

• Trends erkennen

Informationen zu Verkaufstrends liefern wertvolle Daten bei der Entscheidung, welche Produkte aufzufüllen oder aufzugeben sind.

• Effizienz und Transparenz

Durch den Zugriff auf Barcode-Druck ist es noch einfacher, das Inventar automatisch und dauerhaft zu verwalten. Mitarbeiter können Barcodes während der Überprüfung der Inventur scannen, um den Prozess zu beschleunigen und die Nachverfolgungsgenauigkeit zu erhöhen. Bestellungen von Kunden können schneller bearbeitet, sowie Bestellungen bei Lieferanten schneller generiert werden. Dabei haben Sie immer einen Überblick über Prozesse oder Ausnahmemeldungen.

• Besserer Überblick

Auch Lagerbestandswarnungen können erstellt werden und dazu beitragen, Produktengpässe zu vermeiden. Ein Mindestinventarschwellenwert wird festgelegt und warnt die Mitarbeiter dann, wenn Produkte im Lagerbestand ausgehen oder unter dem Minimum liegen, was bedeutet, dass das Unternehmen den Überblick über den Lagerbestand behalten und Gewinnverlust verhindern kann.

• Zeitgewinn

Ist Ihr Bestandsmanagement automatisiert, können Ihre Mitarbeiter im Einkauf wertvolle Zeit in andere wichtige Tätigkeiten stecken. Die Kundenbetreuung und -Orientierung rückt in den Vordergrund, neue Projekte und neue Märkte können in Angriff genommen werden und es kann sich auf Umsatz und Wachstum konzentriert werden.

• Kostenersparnis

Natürlich müssen Sie erst investieren, um Ihr Unternehmen zu digitalisieren und Geschäftsprozesse zu automatisieren, jedoch wird häufig der ROI dieser Lösung außer Acht gelassen. Sie sparen nicht nur Zeit, sondern auch langfristig Geld.

Durch die Reduzierung von unnötigen Sicherheitsbeständen reduziert sich auch das gebundene Kapital und die Liquidität steigt.

Objectivity hat einem internationalen Einzelhändler mit einer mobilen Anwendung geholfen die täglichen Bestandsverwaltungsprozesse, und zwar sowohl die Artikelverfolgung, als auch die Mitarbeiterzufriedenheit erheblich zu verbessern. Die neue digitale Lösung des Kunden nutzt Barcode-Scanner, beschleunigt die Protokollierung, minimiert das Auftreten von Fehlern und gewährleistet die automatische Validierung von Inventargegenständen. Darüber hinaus bietet es wertvolle Datenerkenntnisse durch detaillierte Berichterstattung.

Die Investition in eine Bestandsverwaltungssoftware lohnt sich also in vielerlei Hinsicht. Eine manuelle Bestandsverwaltung ist zeitaufwändig und bietet Platz für menschliche Fehler. Eine Inventurmanagement-Software automatisiert Tracking-Prozesse, spart Zeit, erhöht die Genauigkeit und bietet umfangreiche Kontrolle und Transparenz. Und mit der Hilfe von Fachleuten kann auch die zukünftige Leistung des Systems vorhergesagt werden und falls nötig kann rechtzeitig reagiert werden. Besonders zu berücksichtigen ist die Sicherstellung bei Wachstumsplänen, um einen Anstieg der Nachfrage bewältigen zu können.

Zusammenfassung

Viele Berichte zeigen, dass eine sorgfältige Bestandsverwaltung insgesamt zu einer Steigerung der Gewinne führen kann. Die Bestandsverwaltung senkt die Arbeitskosten und schafft die Möglichkeit, wichtige Kennzahlen zu prüfen, was eine klarere ganzheitliche Sicht auf das Geschäft bietet.

Ein ausgewogener Lagerbestand kann demnach entscheidend für ein Fortbestehen im Einzelhandel sein, zumal eine ineffiziente Bestandsverwaltung das Budget belastet. Die Lager- und Rücksendungskosten für überflüssig bestellte Waren sind nicht zu verachten.

Bestandsverwaltungssysteme können zeitaufwändige Aufgaben im Zusammenhang mit der Verfolgung und Verwaltung von Lagerbeständen automatisieren, z. B. die Kategorisierung von Produkten und die Erstellung von Berichten. Dies verbessert die Effizienz, steigert die Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit, reduziert Fehlerquellen, bietet Transparenz und einen reibungslosen logistischen Ablauf.