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Betriebseffizienz erreicht durch Digitalisierung

Objectivity hat ein interaktives Ticket-, Budget- und Wartungsberichtstool entwickelt, mit dem der Kunde seine Leistung und Effizienz steigern konnte.

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Case Study Apleona Operational Efficiency Through Digitalisation Navy 800X400

Der Kunde

Der Kunde ist einer der größten europäischen Immobiliendienstleister mit über 2 Mrd. € Umsatz. Mit 20.000 Mitarbeitern verwalten und betreiben sie Immobilien aller Anlageklassen in über 30 Ländern. Das Angebot reicht vom Facility Management über Installations- und Ausbauleistungen bis hin zum Immobilienmanagement.

Die Herausforderung

Geschäftsanforderungen

Der Kunde ist ein Experte für Immobiliendienstleistungen und verwaltet Immobilien für verschiedenste Kunden, darunter auch die Weltgesundheitsorganisation (WHO).

Um den bestmöglichen Service zu gewährleisten, wurde das System überprüft, welches zur Verwaltung der Einrichtungen der WHO verwendet wurde. Es wurde beschlossen, die betriebliche Transparenz zu verbessern und ein umfassendes Verständnis der Kosten und des Aufwands für den Betrieb der Anlagen zu erlangen.

In der bestehenden Lösung erforderte die fragmentierte Front-End-Software, dass sich Benutzer bei mehreren Subsystemen anmelden mussten. Auf diese Weise kam es dazu, dass Leistung und Benutzerfreundlichkeit litten. Darüber hinaus musste der Kunde jeden Monat über mehrere Tage damit verbringen Berichte vorzubereiten, die bei monatlichen Managementmeetings mit der WHO erörtert werden sollten.

Der Kunde erkannte das Potenzial zur Verbesserung seiner Dienstleistungen durch eine innovative Lösung und beauftragte Objectivity, ihn bei der Verwirklichung dieses Ziels zu unterstützen.

Die Lösung

Projekt Details

Gemeinsam mit der IT-Abteilung und der Betriebseinheit des Kunden analysierte Objectivity die vorhandene Informationsarchitektur, Prozesse und die Art und Weise, wie Benutzer mit Daten interagierten. Als Ergebnis dieser Analyse erstellte das Team eine umfassende AS-IS-Übersicht. Um den vom Kunden geforderten engen Lieferzeitrahmen einzuhalten, entschied sich Objectivity, die vorhandene BI-Technologie für das Reporting sowie das Dokumentenmanagement zur Unterstützung der operativen Aktivitäten zu verwenden.

Das Objectivity-Team analysierte auch eine bestehende ERP-Lösung, um den Bedarf an manueller Datenübertragung zwischen den Systemen zu minimieren. Dieser Ansatz hatte zwei wesentliche Vorteile:

  • Dadurch konnte die neue Lösung umfassende Funktionalität bieten und schnell geliefert werden.
  • Es ermöglichte dem Team, die Hypothese zu testen, dass eine weitere maßgeschneiderte Entwicklung einen größeren Mehrwert bringen würde.

Als nächstes wurde gemeinsam mit Objectivity eine Demonstration für ihren Kunden durchgeführt, bei der das Team zeigte, dass die neue Lösung die Bedürfnisse aller Beteiligten erfüllen kann.

Die gelieferte Lösung basierte auf einer modernen Version von SharePoint zur Dokumentenablage, integriert in ein internes ERP-System und wurde gekoppelt mit Power BI zur Datenpräsentation und Datenanalyse.

Nachdem die Lösung in die Produktion eingeführt wurde, lieferte Objectivity weiterhin neue Funktionen, um zusätzlichen Geschäftsmehrwert zu schaffen. Objectivity erweiterte die Lösung auch durch die Entwicklung eines Kundenportals, welches es dem Kunden ermöglichte, auf die Bedürfnisse mehrerer seiner Kunden einzugehen.

Genutzte Technologien:

  • SharePoint 
  • PowerBI 
  • Azure Data Factory 
  • MS SQL Server Integration Services 
  • MS SQL Server 

Das Ergebnis

Geschäftsvorteile

Der Kunde konnte die Transparenz seines Betriebsaufwands erheblich erhöhen und der WHO, die nun über den Status ihrer Einrichtungen gut informiert ist, auf einfache Weise genaue Echtzeitinformationen zur Verfügung stellen.

Mitarbeiter können ganz einfach aktuelle und historische Daten anhand mehrerer Parameter filtern (z. B. ein bestimmtes Ticket, Angebot, Datum, Status, Kategorie, Kosten, ausgegebenes Budget vs. geschätztes Budget). Außerdem können sie die verbesserte Analysefähigkeit und den sofortigen Zugriff auf alle Dateien zu einer bestimmten Aufgabe nutzen. Die Mitarbeiter können auch Wartungsberichte einsehen, die von Technikern für Anlagen erstellt wurden.

Manuelle Berichte sind nicht mehr erforderlich, sodass sich das Team des Kunden auf die Datenanalyse, das Data Mining und die Geschäftsberatung konzentrieren kann.

Datenkonsistenz und -qualität haben sich deutlich verbessert. Dieses gesteigerte Bewusstsein ist für den Betrieb des Kunden von Vorteil, da er jetzt Probleme leicht erkennen und rechtzeitig reagieren kann, um die Qualität der von ihm erbrachten Dienstleistungen zu verbessern.

Die wichtigsten Erfolge:

  • Schnelle Bereitstellung eines verbesserten Tools, innerhalb des vereinbarten Budgets und der vereinbarten Zeit.
  • Nutzung der bestehenden Softwarelandschaft.
  • Nutzer nahmen die neue Lösung bereitwillig an.
  • Verbesserte betriebliche Effizienz durch Bereitstellung eines Echtzeit-Berichtstools und eines umfassenden Überblicks über Ticketing, Wartung und Budgetsituation.
  • Nutzung von Daten, die von den bestehenden betrieblichen Prozessen erzeugt werden, ohne diese zu beeinträchtigen.
  • Transparenz für den Auftraggeber und seine jeweiligen Kunden.

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