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Eine Dienstreise App - mit der Hilfe von Mendix

Durch einsetzten der Mendix Low-Code-Plattform haben wir den Zeitaufwand für die Verwaltung einer Geschäftsreise um 51% reduziert.

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Case Study Travel Desk Application 800X400
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Objectivity

Objectivity hat Kunden in Großbritannien, Irland, Deutschland und Polen. Jeder Kunde kann spezifische vertragliche Reiseanforderungen für Dienstreisen und Unterkunft haben, einschließlich Teammitgliedern, die beim Kunden für langfristige Projekte arbeiten. Es gibt auch verschiedene vertragliche, steuerliche und arbeitsrechtliche Verpflichtungen, die für britische und polnische Arbeitnehmer in Bezug auf Reisen gelten.

Das Geschäftsproblem

Die Herausforderung

Das Objectivity Travel Team, zuständig für die Verwaltung der Reisekostenabrechnung, unterstützt die Planung, Buchung, Autorisierung und Abstimmung von Dienstreisen für ihre Mitarbeiter. Alle Geschäftsreisen wurden mithilfe von Tabellen verwaltet. Der gesamte Prozess war manuell und einige der Schritte waren zeitaufwändig und erforderten die gemeinsame Nutzung von Dokumenten zwischen mehreren Interessengruppen, wie z. B. dem Travel Team, Finanzteam und dem Quality Team.

These

Das Ziel

Für unsere Mitarbeiter haben wir uns zum Ziel gesetzt, eine Reise-App zu erstellen, mit der sie ihre Ausgaben für alle Dienstreisen einfach und bequem verwalten können. Automatisierung und Datenintegration waren unsere Hauptmotive. Die App musste sowohl eine Übersicht als auch detaillierte Ansichten der Ausgaben für einzelne Mitarbeiter, Kunden, Reisen und Zeiträume bereitstellen, einschließlich aller ausstehenden oder abgerechneten Ausgaben.

Für unser Travel Team musste die App eine entsprechende Sicherheit bereitstellen, damit dieses Team sowie das Finanzteam und Quality Team Geschäftsreisen für alle Mitarbeiter organisieren, autorisieren, verwalten und prüfen konnten.

Die App musste benutzerfreundlich und intuitiv sein und die an der Ausgabenverwaltung beteiligten Teams unterstützen. Eine Abstimmung der Kosten musste möglich sein, sowie das Aufbewahren von Unterlagen für einen reibungslosen Audit.

 

Die Lösung

Projekt Details

Wir haben die auf dem Markt verfügbaren Angebote bewertet – allerdings gab es nichts, was unseren Anforderungen entsprach. Deshalb haben wir die Entwicklung der App selbst übernommen.

Wir haben die Kosten für die Entwicklung in Angular, mit der Entwicklung auf der Low-Code-Plattform Mendix verglichen. Für Mendix sprach ein Drittel der Kosten und ein Drittel des Zeitaufwands gegenüber Angular.  Obwohl die Option mit Low-Code so viel günstiger und schneller war, musste auch etwas anderes berücksichtigt werden: Apps, welche mit dem Mendix Framework erstellt werden, sind Full-Stack Anwendungen. Sie bestehen aus Daten, Pages, Logik und Security.

Einer der Vorteile der Verwendung einer Low-Code-Plattform besteht darin, dass für alle Teammitglieder eine kollaborative Umgebung entsteht. Geschäftsanalytiker, Produkt Owner, Buchhalter, UX-Experten und Projektmanager konnten bereits im frühen Entwicklungsstadium Feedback geben und ihren Beitrag leisten.

Innerhalb von drei Wochen konnten wir die erste Version entwickeln, testen und freigeben.

Das Travel Team kann nun alle Reisen und Ausgaben in der Anwendung registrieren und bestimmten Mitarbeitern und Kunden zuordnen. Zugriffe auf die Anwendung und deren verschiedenen Ebenen kann gewährt werden und die App kann gleichzeitig von mehreren Personen genutzt werden.

Die entwickelte Lösung kann automatisch Währungen umrechnen, den Betrag des Tagegelds berechnen und dem Kunden alle in Rechnung zu stellenden Kosten zuweisen. Außerdem erhalten Kunden und interne Teams regelmäßig Berichte.

Die App wurde in der Mendix-Cloud bereitgestellt und wir verwendeten einen sich anpassenden (Responsive) Web Design-Ansatz für den Desktop.

Die Vorteile

  • Einfaches Erfassen von Dienstreisen, inklusive Gegenprüfung aller Reisekosten.
  • Optimierter Prozess ohne Überlappung und ohne Duplikation.
  • Klare und zeitnahe Kommunikation zwischen allen Beteiligten.
  • Daten sind vor Verlust und Überschreiben geschützt.
  • Datenschutz durch verschiedene Zugangs-Level vorausgesetzt (Business Travel User, Business Travel Admin, Controlling User, Finance User).
  • Zeitersparnis bei der Abrechnung von 30-40 % durch Prozessautomatisierung.
  • Zeitersparnis für jedes Mitglied des Travel Teams von 2 Stunden täglicher manueller Arbeitsschritte.
  • Berichte können innerhalb von 1-3 Minuten und in zwei einfachen Schritten bestimmt und generiert werden.
  • Dank der Integration mit internen Systemen (Jira, Outlook) fällt manuelle Dateneingabe weg.

Kontakt

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