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Eine Dienstreise App - mit Hilfe von Mendix

Durch einsetzten der Mendix Plattform haben wir den Zeitaufwand für die Verwaltung einer Geschäftsreise um 51% reduziert.

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Objectivity

Objectivity hat Kunden in Großbritannien, Irland, Deutschland und Polen. Jeder Kunde kann spezifische vertragliche Reiseanforderungen für Dienstreisen und Unterkunft haben, einschließlich Teammitgliedern, die vor Ort für langfristige Projekte arbeiten. Es gibt auch verschiedene vertragliche, steuerliche und arbeitsrechtliche Verpflichtungen, die für britische und polnische Arbeitnehmer in Bezug auf Reisen gelten.

Das Geschäftsproblem

Die Herausforderung

Das Objectivity Travel Team, zuständig für die Verwaltung der Reisekostenabrechnung, unterstützt die Planung, Buchung, Autorisierung und Abstimmung von Dienstreisen für ihre Mitarbeiter. Alle Geschäftsreisen wurden mithilfe von Tabellen verwaltet. Der gesamte Prozess war manuell und einige der Schritte waren zeitaufwändig und erforderten die Eingabe und gemeinsame Nutzung von Dokumenten zwischen mehreren Interessengruppen, wie z. B. dem Travel Team, Finanzen und dem Quality Team.

These

Das Ziel

Für unsere Mitarbeiter haben wir uns zum Ziel gesetzt, eine Reise-App zu erstellen, mit der Mitarbeiter ihre Ausgaben für alle Dienstreisen verwalten können. Automatisierung und Datenintegration waren unsere Hauptmotive für die Reise-App. Die App musste sowohl eine Übersicht als auch detaillierte Ansichten der Ausgaben für einzelne Mitarbeiter, Kunden, Reisen und Zeiträume bereitstellen, einschließlich aller ausstehenden oder abgerechneten Ausgaben.
Für unser Travel Team musste die App entsprechende Sicherheitsrechte bereitstellen, damit dieses Team sowie das Finanzteam und Quality Team Geschäftsreisen für alle Mitarbeiter organisieren, autorisieren, verwalten und prüfen konnten.
Die App musste benutzerfreundlich und intuitiv sein und die an der Ausgabenverwaltung beteiligten Teams unterstützen. Eine Abstimmung der Kosten musste möglich sein, sowie das Aufbewahren von Unterlagen für einen reibungslosen Audit.

Was wir getan haben

Unsere Aktion

Wir haben die auf dem Markt verfügbaren Angebote bewertet, aber es gab nichts, was unsere Anforderungen erfüllte. Deshalb haben wir die Entwicklung der App selbst übernommen.

Wir haben die Kosten für die Entwicklung der App in Angular mit der Entwicklung auf einer Low-Code-Plattform namens Mendix verglichen. Für Mendix sprach ein Drittel der Kosten und ein Drittel des Zeitaufwands gegenüber Angular. Obwohl die Option mit dem Low-Code so viel günstiger und schneller war, musste auch etwas anderes berücksichtigt werden. Apps, welche mit dem Mendix Framework erstellt werden, sind Full-Stack Anwendugen, die aus Daten, Seiten, Logik und Security bestehen.

Einer der Vorteile der Verwendung einer Low-Code-Plattform besteht darin, dass für alle Teammitglieder unabhängig vom Hintergrund eine kollaborative Umgebung entsteht. Geschäftsanalytiker, Produkt Besitzer, Buchhalter, UX-Experten und Projektmanager konnten bereits im frühen Entwicklungsstadium Feedback geben und ihren Beitrag leisten.

Innerhalb von drei Wochen konnten wir die erste Version entwickeln, testen und herausgeben.

Das Travel Team kann nun alle Reisen und Ausgaben in der App registrieren und bestimmten Mitarbeitern und Kunden zuordnen. Zugriffe auf die Anwendung auf verschiedenen Ebenen kann gewährt werden und man kann die App gleichzeitig nutzen.

Die App kann automatisch Währungen umrechnen, den Betrag des Tagegelds berechnen, das den Mitarbeitern erstattet werden soll, und dem Kunden alle in Rechnung zu stellenden Kosten zuweisen. Außerdem gibt es noch monatliche Berichte für unsere Kunden und interne Teams.

Die App wurde in der Mendix-Cloud bereitgestellt, und wir verwendeten einen sich anpassenden (Responsive) Web Design-Ansatz für den Desktop.

Die Vorteile

  1. Einfaches Erfassen von Dienstreisen inklusive Gegenprüfung aller mit Reisen verbundenen Kosten.
  2. Wir haben einen optimierten Prozess ohne Überlappung und ohne Duplikation.
  3. Die Kommunikation zwischen den Beteiligten ist klar und zeitnah.
  4. Daten sind vor Verlust und Überschreiben geschützt.
  5. Datenschutz durch verschiedene Zugangs-Level vorausgesetzt (Business Travel User, Business Travel Admin, Controlling User, Finance User).
  6. Zeitersparnis bei der Abrechnung von 30-40% durch Prozessautomatisierung.
  7. Zeitersparnis bei jedem Mitglied des Travel Teams von 2 Stunden täglicher manueller Arbeitsschritte.
  8. Berichte können innerhalb von 1-3 Minuten und in zwei einfachen Schritten bestimmt und generiert werden.
  9. Dank der Integration mit internen Systemen (Jira, Outlook) fällt manuelle Dateneingabe weg.
  10. Die Verwendung von Agile in Verbindung mit einem Low-Code bat eine kostengünstige Möglichkeit zur Lösung unseres Problems. Zukünftige Änderungen werden sich ähnlich schnell und einfach einbauen lassen.

Sales Executive DACH

Holger Ewald

Die vielzahl an unterschiedlichen Kompetenzen unseres Teams ermöglichen es uns, Lösungen aus einer Hand anzubieten, um die Bedürfnisse unserer Kunden zu erfüllen. Von der IT-Beratung über alle Entwicklungsphasen bis hin zur kontinuierlichen Unterstützung und Wartung Ihrer Software.

Holger Ewald