Das Geschäftsproblem

Die Herausforderung

Das Objectivity Travel Team, zuständig für die Verwaltung der Reisekostenabrechnung, unterstützt die Planung, Buchung, Autorisierung und Abstimmung von Dienstreisen für ihre Mitarbeiter. Alle Geschäftsreisen wurden mithilfe von Tabellen verwaltet. Der gesamte Prozess war manuell und einige der Schritte waren zeitaufwändig und erforderten die Eingabe und gemeinsame Nutzung von Dokumenten zwischen mehreren Interessengruppen, wie z. B. dem Travel Team, Finanzen und dem Quality Team.

These

Das Ziel

Für unsere Mitarbeiter haben wir uns zum Ziel gesetzt, eine Reise-App zu erstellen, mit der Mitarbeiter ihre Ausgaben für alle Dienstreisen verwalten können. Automatisierung und Datenintegration waren unsere Hauptmotive für die Reise-App. Die App musste sowohl eine Übersicht als auch detaillierte Ansichten der Ausgaben für einzelne Mitarbeiter, Kunden, Reisen und Zeiträume bereitstellen, einschließlich aller ausstehenden oder abgerechneten Ausgaben.
Für unser Travel Team musste die App entsprechende Sicherheitsrechte bereitstellen, damit dieses Team sowie das Finanzteam und Quality Team Geschäftsreisen für alle Mitarbeiter organisieren, autorisieren, verwalten und prüfen konnten.
Die App musste benutzerfreundlich und intuitiv sein und die an der Ausgabenverwaltung beteiligten Teams unterstützen. Eine Abstimmung der Kosten musste möglich sein, sowie das Aufbewahren von Unterlagen für einen reibungslosen Audit.

Das Ergebnis

Projekt Details

Wir haben die auf dem Markt verfügbaren Angebote bewertet – allerdings gab es nichts, was unseren Anforderungen entsprach. Deshalb haben wir die Entwicklung der App selbst übernommen.

Für die Verwendung einer Low-Code-Plattform sprachen Vorteile wie Kostenersparnis, Schnelligkeit und Skalierbarkeit und, dass für alle Teammitglieder eine kollaborative Umgebung entstand. Geschäftsanalytiker, Produkt Owner, Buchhalter, UX-Experten und Projektmanager konnten bereits im frühen Entwicklungsstadium Feedback geben und ihren Beitrag zum Projekt leisten. Innerhalb von drei Wochen war die erste Version entwickelt, getestet und freigegeben.

Das Travel Team kann nun alle Reisen und Ausgaben in der Anwendung registrieren und bestimmten Mitarbeitern und Kunden zuordnen. Die entwickelte Lösung kann automatisch Währungen umrechnen, den Betrag des Tagegelds berechnen und dem Kunden alle in Rechnung zu stellenden Kosten zuweisen. Außerdem erhalten Kunden und interne Teams regelmäßig Berichte.

Die App wurde in der Mendix-Cloud bereitgestellt und wir verwendeten einen sich anpassenden (Responsive) Web Design-Ansatz für den Desktop.

Die Vorteile

• Einfaches Erfassen von Dienstreisen, inklusive Gegenprüfung aller Reisekosten.
• Optimierter Prozess ohne Überlappung und ohne Duplikation.
• Klare und zeitnahe Kommunikation zwischen allen Beteiligten.
• Daten sind vor Verlust und Überschreiben geschützt.
• Datenschutz durch verschiedene Zugangs-Level vorausgesetzt (Business Travel User, Business Travel Admin, Controlling User, Finance User).
• Zeitersparnis bei der Abrechnung von 30-40 % durch Prozessautomatisierung.
• Zeitersparnis für jedes Mitglied des Travel Teams von 2 Stunden täglicher manueller Arbeitsschritte.
• Berichte können innerhalb von 1-3 Minuten und in zwei einfachen Schritten bestimmt und generiert werden.
• Dank der Integration mit internen Systemen (Jira, Outlook) fällt die manuelle Dateneingabe weg.

Die Vorteile

1. Einfaches Erfassen von Dienstreisen inklusive Gegenprüfung aller mit Reisen verbundenen Kosten.
2. Wir haben einen optimierten Prozess ohne Überlappung und ohne Duplikation.
3. Die Kommunikation zwischen den Beteiligten ist klar und zeitnah.
4. Daten sind vor Verlust und Überschreiben geschützt.
5. Datenschutz durch verschiedene Zugangs-Level vorausgesetzt (Business Travel User, Business Travel Admin, Controlling User, Finance User).
6. Zeitersparnis bei der Abrechnung von 30-40% durch Prozessautomatisierung.
7. Zeitersparnis bei jedem Mitglied des Travel Teams von 2 Stunden täglicher manueller Arbeitsschritte.
8. Berichte können innerhalb von 1-3 Minuten und in zwei einfachen Schritten bestimmt und generiert werden.
9. Dank der Integration mit internen Systemen (Jira, Outlook) fällt manuelle Dateneingabe weg.
10. Die Verwendung von Agile in Verbindung mit einem Low-Code bat eine kostengünstige Möglichkeit zur Lösung unseres Problems. Zukünftige Änderungen werden sich ähnlich schnell und einfach einbauen lassen.