Lean Operations als Motor für verbesserten Kundenservice

Geschäftsanforderung

Die Herausforderung

Der Kunde benötigte ein verbessertes Etikettier System, um die richtigen Etiketten zur richtigen Zeit herstellen zu können. Das vorhandene Legacy-System (Altsystem) war nicht automatisiert, und der Kunde verfügte immer noch über einen zeitaufwändigen, fehleranfälligen und papierbasierten Prozess. Der manuelle Prozess war komplex und es fehlte ein Tool zur Leistungsverfolgung für die Manager, was zu Diskrepanzen zwischen den in den Regalen und an der Kasse angezeigten Preisen führte. Dies machte den Prozess der Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen ziemlich umständlich und führte zuweilen dazu, dass das Geschäft entweder die Differenz erstatten oder für bestimmte Produkte weniger verlangen musste. Beide Szenarien hatten einen erheblichen Einfluss auf den Gewinn und das Kundenerlebnis. Die Bearbeitung der Rückerstattungsbeschwerden führte auch zu zusätzlicher Arbeit.

Die Erwartung bestand darin, den Kunden genaue Preise zu liefern, damit Über- und Unterzahlungen auf ein absolutes Minimum reduziert werden. Um dies zu erreichen wurde Objectivity gebeten Verbesserungen durch technologische Veränderungen zu erzielen, welche die Etikettierungsprozesse für die Mitarbeiter einfacher und effizienter machen würden.

Projekt Details 

Was wir getan haben

Objectivity startete mit einer eingehenden Analyse der aktuellen Lösung des Kunden, indem eine Reihe von Interviews mit Mitarbeitern durchgeführt wurden. In den nächsten Schritten wurde ein Proof of Concept (PoC) der mobilen Anwendung für Android-Handgeräte erstellt und die Benutzerfreundlichkeit der Lösung von den Endbenutzern überprüft. Integrierte Analysen in Kombination mit Benutzerfeedback haben dazu beigetragen, den robustesten Geschäftsprozess zu erkennen. Die Lösung musste einfach zu bedienen sein und so wenig Interaktion wie möglich erfordern.

Nachdem Objectivity eine Lösung für die geschäftliche Herausforderung des Kunden gefunden hatte, wurde am Backbone des Systems gearbeitet: den Java-Backend-Microservices, die in die Kerndienste des Kunden integriert sind. Dieser Ansatz wurde gewählt, um die Markteinführungszeit zu verkürzen und eine kontinuierliche Lieferung sicherzustellen, sodass das Produkt einfach und schnell an die sich ändernden Anforderungen der Branche angepasst werden kann. Das System wird in der AWS-Cloud gehostet, um hohe Verfügbarkeit, Ausfallsicherheit und Skalierbarkeit sicherzustellen. Es wurde auch mit umfangreichen Protokollierungs- und Alarmierungsmechanismen ausgestattet, ergänzend zur Unterstützung der Anwendung.

Der nächste Meilenstein bestand darin, eine Website für Geschäftsleiter zu erstellen, um den Fortschritt der täglichen Arbeitsbelastung der Mitarbeiter zu überwachen und die Einhaltung verschiedener Vorschriften selbst überprüft werden kann. Das Portal ist von der Zentrale aus zugänglich und wird von dem kaufmännischen Team verwendet, um die Fehlerbehebung zusammenzufassen und Probleme mehrerer Geschäfte zu beheben. Auf diese Weise, eine Vereinheitlichung kann der Kunde Zeit sparen. Die Webseiten wurden für Angular Material UI entwickelt, um eine nahtlose Benutzererfahrung und schnelle Entwicklungszyklen zu gewährleisten.

Das System wurde schrittweise freigegeben. Somit wurden die technologischen Änderungen mit einem reibungslosen Übergang der Geschäftsprozesse kombiniert. In der ersten Phase war der Prozess aufgrund der eingeschränkten Leistungsfähigkeit des alten Systems und der auf den Regaletiketten angezeigten EAN8-Barcodes halbautomatisiert. Die Benutzer waren mit mobilen Anwendungen ausgestattet, die sie dabei unterstützen, das richtige Etikett am richtigen Ort zu platzieren und die Laufsequenz zu optimieren und somit Zeit zu sparen. Die Integration der industriellen Barcode-Scanner ermöglicht zuverlässige, schnelle und nahtlose Abläufe.

Die nächste Phase war eine Migration auf die moderne Etikettier-Lösung, welche die Ad-Hoc-Etikettenerstellung auf einem mobilen Drucker unterstützt, ohne dass ein zeitaufwändiger Weg ins Büro erforderlich ist. Das Backend erstellte eine Liste gruppierter, priorisierter Aufgaben, um die Anzahl der Etiketten zu reduzieren, die für aufeinanderfolgende Werbeaktionen platziert wurden. Dank der fortschrittlichen Algorithmen konnte die Anzahl der von den Mitarbeitern ergriffenen Maßnahmen auf ein Minimum reduziert werden.

Der endgültige Einführung veränderte die gesamte Landschaft des Lebensmittelgeschäfts, indem die EAN8-Barcodes von SEL durch QR-Codes ersetzt wurden. Sie wurden mit zusätzlichen Metadaten angereichert, mit denen das System feststellen kann, ob das Etikett aktuell ist, und bei Bedarf automatisch ein neues drucken kann, um es zu ersetzen. Dies war eine signifikante Verbesserung für die Mitarbeiter im Laden. Vor der Implementierung der Lösung mussten die Regaletiketten manuell mit der erwarteten Visualisierung der Handgeräte-Etiketten verglichen werden.

 Das Ergebnis

Geschäftsvorteile

Die Einführung des neuen Systems verbesserte die täglichen Regalmarkierungsvorgänge des Kunden erheblich. Der zeitaufwändige und umständliche papierbasierte Prozess wurde durch ein automatisiertes, vereinfachtes und zuverlässiges Tool ersetzt. Jetzt erhalten die Geschäfte nur die Etiketten, welche sie benötigen, in einer optimierten Reihenfolge.

Differenzen im Preis zwischen Display und Kasse werden eingehend geprüft. Daher ist es wichtig sicherzustellen, dass das Geschäft Rechtsprüfungen besteht, die sowohl intern vom Unternehmen als auch extern von einer Reihe von Institutionen durchgeführt werden. Preisfehler, die beim Auslegen von Etiketten festgestellt wurden, können vor Verkaufsbeginn protokolliert und behoben werden. Die Softwarelösung von Objectivity vertraut auf Systeme und macht manuelle Validierungsprüfungen und umfangreiche Fehlerbehebungen überflüssig, um genaue Etiketten für die Regale zu erhalten.

Das Berichtsmodul stellt die Einhaltung von Gesetzen dar und bietet dem Management wichtige Erkenntnisse und die Möglichkeit, den Arbeitsfortschritt zu prüfen. Es besteht die Möglichkeit, historische Daten zu durchsuchen und die Liste der ausstehenden Aufgaben anzuzeigen. Dank der Zusammenfassung der gemeldeten Ausnahmen kann das kaufmännische Team ausstehende Aufgaben für jedes Geschäft gleichzeitig lösen. Dies spart den Mitarbeitern mit Kundenkontakt Zeit und macht die Regaletiketten genau und einheitlich.

Ergebnisse in Zahlen

Durch die Automatisierung der Regalkennzeichnung funktioniert der Etikettierungsprozess etwa fünfmal schneller, wodurch die Prozessdauer auf wenige Stunden verkürzt wurde. Dies ermöglichte es den Ladenmitarbeitern auch, den Service weiter zu verbessern, die Verfügbarkeit zu erhöhen und mehr Kassen zu öffnen. Wenn Sie die Anzahl der täglich gedruckten Regaletiketten um bis zu 80-90% verringern und die Papierdokumentation entfernen, sparen Sie Zeit und Kosten und reduzieren gleichzeitig die Umweltbelastung.

Die Mitarbeiter im Ladengeschäft können sich jetzt auf kundenorientierte Aktivitäten und Verbesserungen bei den täglichen Aufgaben der stationären Geschäfte konzentrieren. Die Optimierung der Personalkosten ist für den Kunden von entscheidender Bedeutung, um Kunden im Geschäft Schnäppchenpreise anbieten und Marktanteile im harten Wettbewerb, ins besonders durch Discounter, halten zu können.

Die Anzahl der Preisunterschiede zwischen Regalen und Kassen wurde verringert, wodurch die Geschäfte rechtlich konform sind. Die verringerte Anzahl von Preisunterschieden verbesserte auch das Kundenerlebnis und verringerte das Auftreten zeitaufwändiger Rückerstattungsbeschwerden.

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