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Low-Code Lösungen zur Stärkung einer Lebensmittelbank - Tricity Food Bank

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Tricity Food Bank

Die Tricity Food Bank ist eine polnische nichtstaatliche Organisation mit dem Ziel, Lebensmittelverschwendung und Armut zu bekämpfen. Lebensmittel von Produzenten, Geschäften und Händlern werden über ein Netzwerk von Social Shops und Wohlfahrtszentren an Bedürftige weitergegeben. Die Organisation wurde 2004 gegründet und hat seitdem einige Auszeichnungen für ihre Initiativen erhalten.

Branche NRO, Ehrenamt
Technologie Power Platform, Azure Function, Form Recognizer, Python

Die wichtigsten Erfolge

  • Reduzierung des Arbeitsaufwands für die Registrierung und Meldung von Spenden
  • Datenzentralisierung für verbesserte Governance und Sicherheit
  • Eine strukturierte und skalierbare Datenbank

Die Herausforderung 

Geschäftsanforderungen 

Als gemeinnützige Organisation muss die Tricity Food Bank alle Waren verfolgen und registrieren, die sie durch Spenden erhält. Sie tun dies mit einem Enterprise Resource Planning (ERP), das alle erhaltenen Lebensmittel in Kilogramm erfasst. 

Die meisten Partner der Food Bank verfügen über eine System-Integrationen mit diesem ERP, die eine schnelle Datenaufnahme ermöglicht. Allerdings verfügten nicht alle Partner über die erforderliche Infrastruktur. Die Organisation musste auch Daten aus Lieferscheinen mit unterschiedlichen Einheiten erfassen, z. B. enthielten Aufzeichnung anstelle von Kilogramm die Anzahl der gelieferten Pakete. 

Dies verursachte viel Arbeit für die Mitarbeiter der Food Bank. Sie mussten das Gewicht der Lebensmittel in den Verpackungen manuell berechnen und in ihr System eingeben. Dies, gepaart mit dem Spendenvolumen, führte dazu, dass der monatliche Erfassungsprozess mehrere Tage in Anspruch nahm. 

Darüber hinaus verwaltet die Tricity Food Bank mehrere Social Shops. Sie verwenden ein punktebasiertes System. Die Begünstigten sind in der Lage die Punkte, die sie von örtlichen Wohlfahrtszentren erhalten, gegen die von ihnen benötigten Produkte einzutauschen. Die Lebensmittelbank hatte keine zentralisierte Sichtbarkeit der Daten ihrer Geschäfte und jede Filiale musste ihre gesamte Dokumentation manuell erstellen. Daher erkannten sie schnell, dass sie ein einheitliches Datenverwaltungssystem und eine zentralisierte Datenbank benötigen, die einfachere Statistiken und Trendberichte ermöglichen. Die Organisation versuchte, diese Herausforderungen durch die Einführung einer neuen digitalen Lösung zu bewältigen. Durch die Tech to the Rescue-Initiative wurden sie mit dem Objectivity-Team zusammengebracht, welches das Projekt ehrenamtlich übernahm. 

Testimonials Pattern - Right

We are incredibly grateful for the collaboration! The team from Objectivity studied our needs very carefully, but they also took into account the specifics of our organization: who we are, how and with whom we work. It's very important to us that they made an effort to understand us and tailored their proposals not only to the specific problem but also to the people who will later use the developed solutions. Currently, one of the tools is already working (and with success!), and we will be implementing the other in the coming months.

Łukasz Jaroń

Senior Specialist for Educational and Volunteer Projects, and Social Inclusion Coordinator

Die Lösung 

Projekt Details 

Nach den ersten Gesprächen mit der Tricity Food Bank und dem Verständnis der Bedürfnisse der Organisation, schlug Objectivity Lösungen für die identifizierten Herausforderungen vor. Da die Food Bank eine gemeinnützige Organisation ist, bietet Microsoft ihnen kostenlose Lizenzen für einige ihrer Produkte an. Dies, zusammen mit der schnellen Bereitstellung und den erschwinglichen Betriebskosten von Low-Code-Lösungen, stellte sich die Power Platform als am beste geeignete Technologiewahl für dieses Projekt heraus. Die Verwendung einer relativ einfach anzupassenden Low-Code-Plattform erleichterte auch die Übergabe der Lösungen an die Mitarbeiter der Food Bank. 

Ziel der ersten Anwendung war es, die Informationsextraktion aus den Lieferscheinen zu automatisieren. Objectivity verwendete die KI-gestützte optische Zeichenerkennung (OCR) von Azure, um die Informationen zu digitalisieren. Zusätzlich extrahiert eine Python-Funktion das Warengewicht aus Produktbeschreibungen und vereinheitlicht so die Einheiten. Diese in Power Platform integrierte Anwendung verkürzte den Prozess der Spendenerfassung um ein Vielfaches. 

Die zweite Anwendung ist ein zentrales Customer-Relationship-Management (CRM)-System, das ebenfalls in der Power Platform entwickelt wurde. Es ersetzte Excel-Tabellen als Tool zur Verwaltung des punktbasierten Essensverteilungssystems. Dies ermöglichte es der Food Bank, Daten aus mehreren Social Shops zu konsolidieren und mit Querverweisen zu versehen. Die neue App ermöglicht ein effizienteres Datenmanagement sowie einfachere Statistiken und Trendberichte. Zudem hat die Lösung den manuellen Aufwand reduziert und ist deutlich weniger fehleranfällig. Erwähnenswert ist, dass die App reaktiv entwickelt wurde, um den Anforderungen mehrerer Social Shops gerecht zu werden, die auf unterschiedlichen Grundlagen arbeiten. 

Da Low-Code die Entwicklung demokratisiert und es Citizen Developern ermöglicht, viele Funktionen unabhängig zu verwalten, konnte Objectivity die Mitarbeiter der Food Bank für die Bedienung der Low-Code-Systeme schulen. 

 

Die Ergebnisse 

Geschäftsvorteile 

Durch die Anwendungen hat die Tricity Food Bank eine größere Kontrolle über ihre Daten erlangt. Gemeinsam verbesserten die beiden Systeme die Aufzeichnung von gespendeten und verteilten Lebensmitteln, reduzierten den manuellen Arbeitsaufwand und optimierten die Verwaltung der Social Shops. Darüber hinaus wurden die Lösungen so konzipiert, dass sie den Anforderungen der einzelnen Social Shops gerecht werden. 

Die neuen Lösungen haben es erheblich einfacher gemacht, den Betrieb der Food Bank aufzuzeichnen, sodass sich die Mitarbeiter auf andere Bereiche ihrer Aktivitäten konzentrieren und ihre ehrenamtliche Mission besser erfüllen können, während gleichzeitig menschliche Fehler reduziert werden. 

  • Die KI-gestützte OCR-Informationsextraktionsanwendung löste das Problem von papierbasierten Lieferscheinen und nicht standardisierten Einheiten, indem sie einen großen Teil des Spendenerfassungsprozesses automatisierte. 
  • Das neue CRM half der Organisation, die Governance ihrer Social Shops und den Datenverwaltungsprozess der Organisation zu verbessern. 

Durch den Aufbau beider Lösungen in der Microsoft Power Platform konnte Objectivity die Projekte schnell abliefern und nach einer kurzen Schulung eine nahtlose Übergabe an die Mitarbeiter der Food Bank sicherstellen. Auf diese Weise erhielt die Tricity Food Bank zweckdienliche Lösungen und die Unabhängigkeit, die Anwendungen mit ihrem internen Team zu verwalten. 

Fallstudien

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Kontakt

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