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Vereinfachung komplexer Rechtsprozesse mit Low-Code

Unser Kunde aus der Professional-Services Branche hat es geschafft die Erstellung von Rechtsplänen für seine Kunden zu erleichtern und zu beschleunigen.

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Case Study Streamlining Complex 800X400

Der Kunde ist ein internationales professionelles Dienstleistungsnetzwerk mit Hauptsitz in Großbritannien. Das Unternehmen ist in über hundert Ländern tätig und ist eines der weltweit größten Professional-Services-Netzwerke. 

Die Herausforderung

Geschäftsanforderungen

Unser Kunde unterstützt seine Auftraggeber bei komplexen rechtlichen Dokumentationsprozessen im Zusammenhang mit Anteilsübertragungen, Kapitalverteilungen, Anteilszuteilungen und anderen Unternehmensumstrukturierungen. Früher wickelten sie diese Verfahren mit einer teilautomatisierten Mail-Merge-Lösung ab, bei der mehrere Experten vor der Zusammenführung und Genehmigung an separaten Teilen des Rechtsplans arbeiten mussten. Dieser Prozess war nicht effizient genug, da er einen enormen Synchronisationsaufwand erforderte und somit die Fähigkeit des Unternehmens zur Aufnahme neuer Kunden einschränkte.

Die Automatisierung dieser Prozesse war aufgrund der Komplexität der Geschäftslogik eine große Herausforderung. Es gab mehrere Dateneingaben, Hunderte von Dokumentvarianten, eine unterschiedliche Anzahl von juristischen Personen, die an jeder Transaktion beteiligt waren und riesige Datenmengen. Dem ursprünglichen System fehlte ein zentrales Repository für Dokumentvorlagen und die Mitarbeiter des Kunden arbeiteten im Offline-Modus, wodurch die Gefahr der Verwendung veralteter Dokumentvorlagen bestand. Außerdem wurde die Geschäftslogik in Excel-Dateien kodifiziert, was für die Verarbeitung der häufigen Änderungen während der Arbeit nicht optimal war. 

Was wir erreicht haben

Projekt Details 

Gemeinsam mit dem Kunden hat Objectivity eine gründliche Prozessanalyse durchgeführt, um die richtige Technologie und Lösungsarchitektur für die Bedürfnisse des Kunden zu finden Eine große Herausforderung war es, eine Brücke zwischen den Fachexperten (SME) und den IT-Spezialisten von Objectivity zu bauen. Die Lösungsarchitekten mussten die Komplexität und Feinheiten der juristischen Dokumentationslogik verstehen, während SME´s zunächst nicht verstanden, inwieweit die Technologie ihren Betrieb unterstützen kann. Dank des Einsatzes der Low-Code-Plattform Mendix war jedoch bereits eine Woche nach Beginn der Zusammenarbeit der erste Proof of Concept für die Webanwendung fertig.

Die Lösung wurde schrittweise unter Verwendung von Prototyping und der Trial-and-Error-Methode in ständiger Abstimmung mit den Geschäftsbeteiligten entwickelt. Dieser innovative Ansatz erwies sich als die richtige Wahl, da die erstellten Prototypen es dem Kunden ermöglichten, die Fähigkeiten des Low-Codes besser zu verstehen, neue Anforderungen zu entdecken und die ursprünglichen neu zu bewerten. Das Team konnte dann während des Entwicklungsprozesses die bestehende Geschäftslogik konsolidieren und kleine Verbesserungen vornehmen. Eine robuste End-to-End-Automatisierung wurde implementiert, um das entworfene System zu vereinfachen.

Das an der Lösung arbeitende Team bestand sowohl aus Mitarbeitern von Objectivity als auch aus Mitarbeitern des Kunden. Diese gemeinsame Entwicklungsarbeit sollte sicherstellen, dass Low-Code-Kompetenzen an die Organisation des Kunden weitergegeben werden und eine reibungslose Übergabe nach dem Ende der Entwicklung möglich ist.

Das Ergebnis

Geschäftsvorteile

Die entworfene Anwendung generiert automatisch Dokumente basierend auf den vom Benutzer eingegebenen Daten, wodurch das Problem veralteter Vorlagen beseitigt wurde. Es reduzierte den Aufwand für die Dokumentationserstellung um 50-60%. Diese Optimierung ermöglicht es mehr Kunden zu bedienen, ohne zusätzliche Mitarbeiter einstellen zu müssen. Die neue Lösung erleichtert es den Mitarbeitern auch, mehrere Transaktionen zu verfolgen und laufende Projekte bei Bedarf an andere Experten zu übertragen.

Der Prozess ist jetzt strukturierter und besser dokumentiert, die Automatisierung reduziert außerdem das Risiko menschlicher Fehler. Gleichzeitig erleichterte es dem Kunden den Onboarding-Prozess in dieser Abteilung, da es die Eintrittsbarriere für neue Mitarbeiter deutlich senkte. Dies führte auch zu einem effektiveren Kostenmanagement. Darüber hinaus navigierte Objectivity den Kunden in Low-Code und half dabei, Technologiekompetenzen innerhalb des Unternehmens aufzubauen. Dies ermöglichte es dem Unternehmen, ein umfassendes Verständnis von Low-Code zu erlangen und in der Lage zu sein, zukünftige Anwendungsfälle identifizieren zu können.

Ergebnisse in Zahlen

  • Aufwand für die Dokumentationserstellung um 50-60% reduziert
  • Etwa 1000 Dokumente pro Projekt bearbeitet
  • 3,500 Personentage erforderlich, um die Lösung fertigzustellen, die im traditionellen Entwicklungsansatz ursprünglich auf 10.000 Personentage geschätzt wurde

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